Of je nu in loondienst bent of als zelfstandige werkt; thuiswerken hoeft niet minder productief te zijn dan op kantoor. Zolang je de werkplek maar goed inricht.

Een van de grote kansen van deze tijd is dat je vanuit elke plek kunt samenwerken. Plaatsonafhankelijk werken wordt dat ook wel genoemd. En dat is meteen ook een grote uitdaging, zo merken wij. Zeker voor teams die eerder gewend waren dagelijks dichtbij de collega’s te zitten.

Zo’n automatische out-of-office-reply: ik vind het vreselijk. Om te ontvangen – wat maakt het mij nou uit waar je bent – maar meer nog om te sturen. Want als parttimer die ook regelmatig afspraken buiten de deur heeft, ben ik vaker out dan in the office, en daarin ben ik ongetwijfeld niet de enige… Het slaat gewoon nergens op als ik dat ding elke keer aan zou zetten. Het mooie van mail is toch juist dat je altijd kunt antwoorden wanneer het jou uitkomt?

We leven en werken in een informatiemaatschappij en we hebben informatie nodig om ons werk goed te kunnen doen. Het is dan ook logisch dat we veel informatie verzamelen waardoor we ook veel online zijn waar al die informatie te vinden is. Hoe meer je online op verschillende plekken werkt hoe groter de kans is dat je ook heel veel online bestanden opzoekt en opslaat.

De wereld om ons heen verandert snel, horen we vaak. Niet alleen de wereld verandert, ook de manier waarop wij met informatie omgaan en de momenten waarop wij over informatie willen beschikken verandert.

Het zoeken van een online samenwerkingsplatform is niet eenvoudig en makkelijk. Waar begin je, wat kost het en wat zijn de gevolgen? In deze blog kunnen we je een aantal tips meegeven die belangrijk zijn in je zoektocht naar een gebruiksvriendelijk samenwerkingsplatform.

Meer kunnen staat niet altijd gelijk aan meer doen. Dit geldt ook voor een intranet. In potentie zoeken én vinden medewerkers er informatie, discussiëren ze er met elkaar en werken ze via het intranet online samen aan projecten. Maar hiervoor moet het wel gemakkelijk en leuk zijn. Oftewel: gebruiksvriendelijk.

In een samenleving waar Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen centraal staat is online samenwerken als onderdeel van Het Nieuwe Werken een belangrijke ontwikkeling. Diverse organisaties richten zich op samenwerkingsverbanden en willen hiermee behalve een efficiënte werkwijze toepassen uiteraard ook goede resultaten behalen.

Een aantal jaren geleden werden intranetten gebouwd met de gedachte dat het wel een aantal jaren zou meegaan. Maar door het gemak waarmee tegenwoordig nieuwe tools ontwikkeld worden, is die gedachten achterhaald. In de praktijk zie ik echter dat er niet vaak wordt nagedacht over de continuïteit van zo’n social intranet.

De manieren hoe wij samenwerken worden sterk beïnvloed door de omstandigheden. Alles is in beweging: de technologie, de economie en de maatschappij. Wij communiceren, informeren en werken op andere manieren met elkaar samen. Nog niet iedereen is daar klaar voor.

Iedereen weet dat werk vooral leuk en plezierig is als je het samen kan doen. Dan kun je namelijk de positieve en soms minder leuke kanten van het werk delen. Samen met anderen ben je ook beter in staat om resultaat of rendement te halen uit je inspanningen. Door kennis te delen worden sneller oplossingen gevonden. Vooral het behalen van concrete haalbare doelstellingen levert energie op. Naar mijn idee moet de focus liggen op samenwerken en niet op samen aan het werk zijn.

Nu veel organisaties al een tijd bezig zijn met Het Nieuwe Werken komen ze erachter dat de voordelen niet altijd opwegen tegen de nadelen. Voordelen als flexibeler werken en kostenbesparing worden vaak teniet gedaan door…

Voor organisatieverandering is het ook nodig dat medewerkers durven loslaten en hun nek durven uitsteken. Dat is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. De mens is, net als de reuzenschildpad, een gewoontedier. Men zit het liefst in een bekend patroon. Dat patroon loslaten is het uitgangspunt voor een gedragsverandering. “Bij innovatie moet je hoofd in de wolken zitten en je voeten in de klei.”

Investeren in nieuwe manieren van samenwerken brengt de nodige uitdagingen met zich. Bij de overstap van statisch intranet naar een social intranet bijvoorbeeld is de besluitvorming binnen een organisatie bijvoorbeeld vaak uitgebreid en complex. Omdat niemand ervaring heeft met het nieuwe systeem.

Wanneer je met een team mensen samenwerkt aan een gezamenlijk doel moet je elkaar kunnen vertrouwen. En om dat vertrouwen op te bouwen, is tijd nodig en moet je elkaar goed leren kennen. Maar ‘vertrouwen’, wat is dat? Bedoelen we allemaal hetzelfde als we zeggen dat er vertrouwen moet zijn? En vertrouwen opbouwen, hoe doe je dat dan? In een tweedelige blogreeks behandelen we beide aspecten. In dit laatste deel tips om in een virtuele werkomgeving authentiek vertrouwen te creëren en te behouden.

Regelmatig publiceert de redactie ‘Werk in uitvoering’. Dit doet ze onder meer in nauwe samenwerking met partners en andere belangrijke spelers uit het HNW-veld. ‘Werk in uitvoering’ toont u nieuwe producten, initiatieven, diensten en events waarmee u slimmer, efficiënter of duurzamer kunt werken, reizen en organiseren.

Het Nieuwe Werken Blog publiceert iedere week een of meerdere recepten uit Het Klein Receptenboek voor Het Nieuwe Werken. Deze week recept 39: Ga online samenwerken; stoofpotje 2.0. Samenwerken is nog nooit zo gemakkelijk geweest als tegenwoordig. Alles wat je nodig hebt, is een internetverbinding en een tekstverwerker. Maak wel afspraken met elkaar, anders wordt het een zootje.

Het Nieuwe Werken Blog publiceert iedere week een of meerdere recepten uit Het Klein Receptenboek voor Het Nieuwe Werken. Deze week recept 34 Ga chatten; kletskoeken. Veel tijd gaat verloren in het beantwoorden van e-mails en het telefonisch niet kunnen bereiken van collega’s. Dit kan efficiënter. Via chat-software. Maar stel korte vragen en maak afspraken over de beschikbaarheid!