Mijn agenda staat vol met afspraken voor overleggen, netwerklunches, en borrels. Tijdens al deze samenkomsten is de verwachting dat ik, naast aanwezig, ook zichtbaar ben, me profileer, whiteboards vol teken, en mijn ideeën, visie en meningen voor de vuist weg pitch. It’s part of the job, zeker als externe raadgever bij een opdrachtgever. Ik word, letterlijk, doodmoe van zo’n agenda: Ik ben introvert in een door extraversie gedomineerde maatschappij.

Er is een systeem ontstaan waar we allemaal, leidinggevende en medewerkers, onderdeel van zijn geworden. Beter kunnen we samenwerken. Maar dat klinkt makkelijker dan het is. Wat hebben leidinggevenden nodig om samen met de welwillende medewerkers een systeem- en cultuurverandering aan te gaan?, vraagt Roos Wouters terug aan Annelies. Deel 5 van een briefwisseling.

In de huidige tijd geldt voor veel werkzaamheden dat je niet meer naar je werk hoeft, maar dat je gewoon aan het werk gaat. Het maakt niet uit waar je het doet. Als je het maar doet. Toch zijn er nog steeds organisaties op zoek naar het ideale kantoor, makelaars die ideale kantoren verkopen, architecten die ideale kantoor ontwerpen, inrichters die ideaal kantoorinrichting verkopen. Maar gaat het nog wel om het ideale kantoor?

De economie zwabbert, de overheid zoekt antwoorden en klanten en burgers vergen sneller oplossingen. Hoe wordt ik als organisatie wendbaarder? Het eenvoudige antwoord; loslaten van het oude, openstaan voor het nieuwe. Kortom; wendbaarheid in het hoofd…

Het brede scala aan mogelijkheden dat een social intranet biedt, kunnen je helpen bij het efficiënter organiseren van je dagelijkse werk. In plaats van je te laten leiden door wat er in je mailbox binnenkomt, kun je je werk ook organiseren via een social intranet. En dat levert niet alleen voordelen op voor jezelf, zoals rust in je mailbox en overzicht in je werk. Ook je collega’s hebben beter zicht op hoe bijvoorbeeld een project ervoor staat en wie wat nog moet doen.

‘Mijn collega’s zijn stom’, zei hij. ‘Het bedrijf zelf is ook stom, ze snappen er echt niks van daar.’ Hij werkte er nu een tijdje en was er eigenlijk al met tegenzin aan begonnen. Het was verre van de baan van zijn dromen, maar het was een verstandige stap, zo redeneerde hij. Het betaalde goed en hij kon aan de slag met een onderwerp waarin hij specialist is. Hij nam het besluit met zijn verstand en dacht dat zijn gevoel over ‘die tent’ er niet toe zou doen.

Minister Asscher (Sociale Zaken) heeft vandaag de Werkstressweek geopend. Voor veel medewerkers is het aan de orde van de dag: 12 procent kampt met burn-out verschijnselen en ruim 40 procent noemt het werk mentaal belastend. Het Nieuwe Werken moest hier verlichting brengen, maar thuiswerkers blijken juist meer uren te maken dan hun collega’s op kantoor. Maatregelen om de werkdruk te verlichten zijn dus noodzaak.

Vooral waar gewerkt wordt met flexplekken, zijn de bureaus leeg en daarmee onpersoonlijk. Veel mensen ervaren het juist als prettig om een vaste werkplek te hebben en deze met wat persoonlijke spullen eigen te maken. Een fotootje, een pennenbakje of een plantje, de dingen waardoor jij je thuis voelt. Maar pas op, teveel ‘frutsels’ maken een bureau rommelig en dat gaat ten koste van de productiviteit. Veel bedrijven voeren tegenwoordig dan ook een ‘clean desk policy’. Wat is het beste?

Veel organisaties zijn de laatste tijd bezig geweest met invoering van Het Nieuwe Werken. Vaak met als doelstelling efficiënter en effectiever te werken met meer tevreden en betrokken medewerkers en lagere kosten. Als je naar hoogleraar Jan Rotmans luistert is dat voor de meeste organisaties niet genoeg. De technologische veranderingen gaan zo snel dat ze die niet kunnen bijhouden. Het is de uitdaging zichzelf opnieuw uit te vinden.

Door medewerkers te stimuleren voor een werkplek te kiezen die past bij hun activiteit op dat moment en daarbij allerlei ondersteunende faciliteiten op kantoor aan te bieden wordt getracht een zo creatief mogelijke bedrijfscultuur te creëren. Vanuit zo’n cultuur moeten dan weer nieuwe, innovatieve ideeën ontstaan.Bij softwarebedrijf OutSystems leggen ze niet zozeer de nadruk op een hippe kantoortuin of een inpandige koffiezaak, maar juist op de regels binnen de organisatie die vorm geven aan de bedrijfscultuur. Of beter gezegd: het gebrek aan die regels.

Voor organisatieverandering is het ook nodig dat medewerkers durven loslaten en hun nek durven uitsteken. Dat is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. De mens is, net als de reuzenschildpad, een gewoontedier. Men zit het liefst in een bekend patroon. Dat patroon loslaten is het uitgangspunt voor een gedragsverandering. “Bij innovatie moet je hoofd in de wolken zitten en je voeten in de klei.”

Door de afwisseling tussen thuis- en op kantoor werken is het meeslepen van paperassen geen optie. Toch vinden de meeste mensen het fijn om niet altijd stukken te lezen vanaf de computer en printen ze deze dus regelmatig uit. Een paperless office lijkt hiermee een utopie. Totdat de manager ons weer wijst op de clean desk policy conform HNW-principe. Is de papiervernietiger de oplossing?

Er is veel gezegd, geschreven en gediscussieerd over het bestaansrecht van Het Nieuwe Werken anno nu, met als kernvraag: is HNW eigenlijk niet allang achterhaald? Aan het begin van het nieuwe jaar vroeg HNWBlog het een aantal bloggers van het eerste uur, wat resulteerde in een reeks zeer interessante expertblogs. Dirk A. van Mulligen ervaart dat Het Nieuwe Werken model staat voor persoonlijke vrijheid in onderlinge verbondenheid.

Wat is het verband tussen de succesvolle implementatie van HNW en de drijfveren van medewerkers? In dit derde deel van hun drieluik verdiepen Diana Russo en Marnix van der Zalm zich aan de hand van Graves’ drijfverentheorie in de medewerker. Wat heeft die nodig om dusdanig houvast te vinden dat hij Het Nieuwe Werken kan omarmen binnen de eigen comfortzone?

Niet alleen de communicatiemuren tussen afdelingen beslechten, maar ook de communicatie tussen de hiërarchieën binnen de organisatie bevorderen. Het klinkt bijna als een utopie. Verre van, betoogt Aad van den Kieboom, met een Social Business Netwerk verloopt dit eenvoudig, open en op natuurlijke wijze.

De karavaan van Het Nieuwe Werken trekt zijn spoor door het land, samen met een pleidooi voor outputsturing. Dit besturingsmodel biedt een verantwoordingskader om medewerkers tijd- en plaatsonafhankelijk te laten werken. Een goed idee? Ja, zeggen veel pleitbezorgers van HNW, het model geeft de medewerker de ruimte die hij mist. Bedrijfseconomen zijn niet tegen, want de overhead krimpt. Nee, vindt Maarten de Winter, outputsturing leidt vaak tot verminderde samenwerking en afnemende effectiviteit van de organisaties die het invoeren. Om van Het Nieuwe Werken een succes te maken is een ander sturingsmodel nodig.

In zakelijk opzicht ruimte geven aan intuïtie en een balans vinden tussen gevoel en verstand, zijn van belang bij het zakendoen. Intuïtie, en in het verlengde daarvan Het Nieuwe Werken. Twee zaken die niet los van elkaar te zien zijn. Een interview van Pauline Huijzer met Willemijn Vader, mededirecteur van een pr en social media adviesbureau. ‘Het gevaar bestaat dat Het Nieuwe Werken verwordt tot nice to have.’

Na bij eerste binnenkomst bij een opdrachtgever espresso uit een porseleinen kopje te hebben gekregen, wordt Nan van Grootel al na verschillende besprekingen gezien als het meubilair. ‘Nan, jij weet zelf wel waar de koffie staat, hè?’ Tekenend voor de problemen in deze organisatie, vindt Van Grootel. Ook die met betrekking tot de invoering van Het Nieuwe Werken.