Ik schuif bij Mark aan aan zijn bureau. Mark is een daadkrachtige beslisser die zijn zaken goed voor elkaar heeft. Aan mij is gevraagd om hem en zijn collega’s te ondersteunen in het proces naar papierloos werken. Over een paar weken worden alle werkplekken flexplekken en dan moeten de stapels op alle bureaus en vensterbanken verdwenen zijn.

Door de afwisseling tussen thuis- en op kantoor werken is het meeslepen van paperassen geen optie. Toch vinden de meeste mensen het fijn om niet altijd stukken te lezen vanaf de computer en printen ze deze dus regelmatig uit. Een paperless office lijkt hiermee een utopie. Totdat de manager ons weer wijst op de clean desk policy conform HNW-principe. Is de papiervernietiger de oplossing?

De praktijk van Het Nieuwe Werken is weerbarstig. Dat geldt voor alle functies en beroepen. Interessant is het daarom om een aantal hiervan uit te lichten. Dit keer: de managementassistente. Michael Bachnoe vroeg de Secretaresses van het Jaar 2012 en 2013 naar hun ervaringen met de invoering van HNW. ‘Ik ben nu meer een sparringpartner.’

Na vorige week de veranderingen die met HNW komen – digitalisering, flexplekken, clean desk – en hoe je daarop aan te passen te hebben besproken, biedt Denise Hulst een overzichtelijk stappenplan inclusief beslismodel om dat digitaliseren en schone bureau te bewerkstelligen. Bovendien genereert opruimen positieve energie, terwijl zoeken alleen maar energie kost. (Maar wat doe je zonder bureau nou toch met je fotolijstjes?)

Half op de oude (papieren) manier werken en half op de nieuwe (digitale) werkt niet efficiënt en is vragen om problemen. Werkzaamheden zijn onoverzichtelijker, waardoor de kans op fouten groter is, zaken dubbel gebeuren of werkzaamheden langer duren. En dat maakt organisaties niet bepaald efficiënter, stelt Annemiek Tigchelaar. Maar hoe kan het dat organisaties nog steeds zo werken? En vooral: wat is de oplossing? Een viertal tips.

Het zal de it-afdeling hoofdbrekens kosten, de veiligheidseisen binnen de organisatie zullen moeten worden aangepast en de cultuur veranderd, en dan is het nog zo dat de verschillende branches eigenlijk niet met elkaar te vergelijken zijn. En toch zal papierloos werken een manier van werken moeten worden, die aansluit bij een nieuwe ‘way of life’, vindt Pieter de Stigter. Hij weet ook nog hoe.

‘Ja natuurlijk’, antwoordt zeker 80 procent van degenen die wordt gevraagd of zijn organisatie nog met papier werkt. En hoewel het belang van het afschaffen van al dat papiergebruik eenieder duidelijk is, lijkt dit alleen mogelijk te zijn bij ánderen. Papier is daarmee vijand nummer één van Het Nieuwe Werken, stelt Loek van den Broek. Hoog tijd om daar wat aan te doen. En hij weet wel hoe.

De zomerperiode is het ideale moment om je archieven weer eens op te ruimen, vindt Sanna van der Wijst, die met Eneco bezig is met de voorbereidingen op Het Nieuwe Werken. En daar hoort digitaal werken ook bij.