Te volle inbox? Te veel e-mail? 28 november e-mailloze vrijdag!

Een derde van de werknemers is een kwart van de werktijd bezig met e-mail. We checken onze mail zeer regelmatig: 35 procent kijkt vier á tien maal per dag en 30 procent zelfs nog vaker. Toch blijven er veel berichten in de inbox staan: bij 27 procent staan er meer dan honderd berichten in de inbox en bij 13 procent zelfs meer dan duizend. Daarom is 28 november uitgeroepen tot E-mailloze Vrijdag!

E-mail is, naast collega’s die iets komen vragen, de grootste onderbreker van onze werkdag. Het geeft het gevoel drie dingen tegelijk te doen en moeite met concentratie waardoor het minder lukt om werkzaamheden af te ronden. Bovendien is de hoeveelheid e-mail die we ontvangen rechtevenredig met ons gevoel van werkdruk. De hoogste tijd dus om deze tsunami van e-mail te stoppen. Op E-mailloze Vrijdag staan we stil bij ons gebruik van e-mail en proberen we dit te minderen. Mag je die dag helemaal niet mailen? Natuurlijk wel, want dat hoort gewoon bij het werk. Maar probeer bewuster met je mailgewoontes om te gaan. Want als je grip op je e-mail hebt, heb je ook grip op je werk!

Minder e-mail
De afgelopen twee maanden namen ruim 500 Nederlanders deel aan een enquête naar hun e-mailgebruik en  e-mailergernissen. De deelnemers is gevraagd naar wat ze zelf kunnen doen om de hoeveelheid te minderen. Eest genoemd is het afmelden voor reclame of nieuwsbrieven. Bij het zoeken naar alternatieve communicatie middelen scoort naast traditionele middelen zoals de telefoon en sms, de whatsapp het hoogst.

Daarnaast is gevraagd wat er binnen het bedrijf zou kunnen helpen om minder e-mail te ontvangen. Hieruit kwamen naar voren:
1)     Mensen zouden duidelijke berichten moeten versturen
2)     Er moet meer duidelijkheid zijn over wie wat moet weten
3)     Afspraken maken over het gebruik van Allen Beantwoorden
4)     Afspraken maken over het gebruik van CC’s

Opvallend is dat deze meest genoemde antwoorden allen gaan over hoe mensen handiger of juister hun e-mail zouden kunnen gebruiken, dus over de e-mailcultuur. Kortom afspraken maken over gebruik van e-mail wordt als de meest effectieve oplossing gezien om e-mail te minderen.

Zaken die niet als oplossing werden gezien voor minder e-mail binnen bedrijven waren:
1)     Invoeren en/of beter gebruik van DMS/CMS
2)     Invoeren en/of beter gebruik van microsoft Lync
3)     ’s Avonds geen mail kunnen ontvangen
4)     Invoeren en/of beter gebruik van intranet

En dat terwijl dit nou juist zaken zijn die veel bedrijven invoeren om de e-maildruk te verminderen!

We doen nog niet heel veel om de hoeveelheid onderbrekingen te verminderen, maar het liefst gaan we thuis werken om rustiger te kunnen werken. Daarnaast doen we de kamerdeur dicht of de e-mail uit.  Een bordje ‘niet storen’ ophangen, een koptelefoon opzetten of de telefoon uit doen we echter zelden.

E-mail ergernissen
Nutteloze en onnodige e-mailberichten (waaronder reclame) ontvangen vinden we het meest irritant als het gaat om e-mail. Op de voet gevolgd door collega’s die bijvoorbeeld tijdens een vergadering e–mail verwerken.

E-mail ergernissen top 6
1)         Het ontvangen van onnodige, nutteloze berichten
2)         E-mail verwerken tijdens bijvoorbeeld een vergadering
3)         Het ontvangen van reclame
4)         Eindeloos heen-en-weer mailen
5)         Geen antwoord krijgen op een verzonden e-mail
6)         Het ontvangen van e-mails met onduidelijke informatie of vragen

Meer weten?
Kijk op www.e-maillozevrijdag.nl voor meer tips, een overzicht van alle gratis activiteiten op 28 november of download het E-mailloze Vrijdag pakket waarin alles zit om deze dag in jouw organisatie op de kaart te zetten.