Unified communications; Communicatiepuree [#KRHNW]

Met dank aan e-office en work21 publiceert Het Nieuwe Werken Blog iedere week een of meerdere hoofdstukken uit het boek ‘Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken’. In het boek geeft Roland Hameeteman samen met Gonny Vink en Ben Kuiken 49 praktische recepten voor Het Nieuwe Werken. De recepten bieden houvast en inspiratie om vanuit verschillende invalshoeken te starten met Het Nieuwe Werken.

Wanneer je geen vaste werkplek meer hebt, is het handig als de communicatiemiddelen jou volgen in plaats van andersom. Dat kan met unified communications. Maar er zit wel een knop op.

Unified communications; Communicatiepuree

Wat is unified communications? Het klinkt heel gewichtig, maar het komt erop neer dat je verschillende communicatiemiddelen integreert en toegankelijk maakt voor de gebruiker, waar hij ook is. Met unified communications kun je bijvoorbeeld bellen met je laptop, een voicemail ontvangen in je mail of chatten met je mobiel.

Het systeem ‘weet’ waar je bent en over welke communicatiemiddelen je op dat moment beschikt en past daaraan het medium aan. En dat is handig, want dan hoef je niet meer allerhande apparatuur mee te slepen en ben je toch altijd bereikbaar.

Groen, oranje of rood

Het is allemaal wat ingewikkelder dan dat, vandaar dat je voor unified communications het best een slimme system integrator kunt inschakelen die de verschillende systemen aan elkaar knoopt. Daar zullen we je in dit boek niet al te veel mee vermoeien. Wat voor jou wel van belang is, is dat unified communications enige discipline vergt. Het systeem moet weten waar jij bent en of jij beschikbaar bent voor chat, mobiele telefoon of andere communicatiemiddelen. Dat doe je net als bij chat (zie recept 34) door je poppetje groen (beschikbaar), oranje (bezig) of rood (afwezig) te maken. Als je dat vergeet, dan krijg je nog steeds vervelende telefoontjes terwijl je in een vergadering zit of zal iemand vergeefs proberen een chatsessie met je op te zetten terwijl je op vakantie bent.

Dodelijk vermoeiend

Dat brengt ons op een waarschuwing: bescherm jezelf een beetje. Altijd bereikbaar zijn klinkt wel leuk, maar kan ook dodelijk vermoeiend zijn. En hoewel je baas het heel stoer vindt om zelfs tijdens zijn vakantie binnen twee minuten een mail te beantwoorden, wil dat nog niet zeggen dat jij dat ook moet doen. Gebruik dus dat rode poppetje en maak binnen je organisatie bespreekbaar dat het kan. Het is niet in het belang van de organisatie dat jij of anderen er onderdoor gaan omdat iedereen zo nodig altijd bereikbaar moet zijn. Er zit een knop op, een rode knop. Gebruik hem!

Volgende week recept 25: Deel je agenda; Informatie à la minute. Lees het vorige recept: Geef toegang tot informatie; Informatiebrij, of begin bij het eerste recept van Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken.