Vaders kantoor is passé

Misschien gek om van jezelf te zeggen, maar als het zou kunnen zou ik flexibel werken ademen. In zo’n mate zelfs dat ik mijn eigen bureau vaarwel zei om zo de traditionele kantoorindeling van mijn bedrijf om te vormen tot slimmer werken-kantoren door heel Europa.

Recent onderzoek van International Data Corporation (IDC)[1] wijst uit dat 34 procent van de werkende wereldbevolking rond 2015 mobiel zal zijn. Moderne werknemers zijn dan ook niet langer beperkt door vier muren, een bureautelefoon en de standaard ‘8 tot 5’-werkuren. Simpel gezegd: het kantoor van pa sterft uit.

Technologie ontwikkelde in rap tempo, maar de manier waarop mensen werken bleef achter. Dertig jaar geleden ontving ik mijn eerste mobiele computer en tien jaar later mijn eerste mobiele telefoon. Vanwege deze vroegtijdige vrijheid, wist ik decennialang dat er geen echte noodzaak was om altijd in hetzelfde kantoor te zitten. Deze gedachte vormde me tot een overtuigd voorstander van het afstemmen van werkzaamheden met een bepaalde ruimte en tijd om de efficiëntie te verhogen.

Waar werk jij het best?

Mijn ideale moment en werkplek zijn dan ook een vroege zondagochtend genietend van het uitzicht over een prachtig meer vanaf mijn appartement vlak bij Amsterdam. Niemand verstoort mijn denkproces en ik heb geen last van een krap kantoor of muffe lucht. Dit komt mijn gemoedstoestand en productiviteit ten goede. De meeste werknemers hebben echter een voorkeur voor het kantoor. Maar waarom? Zijn werknemers daar echt productiever?

De traditionele kantooromgeving wordt immers vaak geplaagd met uitdagingen, zoals fysieke ongemakken, hoge geluidsniveaus, het ontbreken van tools of privacy en continu afleiding. Al deze verstoringen kunnen bijdragen aan een ongezonde werkomgeving.

Transformatie naar slimmer werken-kantoren

Als het kantoor de omgeving is met de meeste productiviteit en je een flexibele managementstijl implementeert, is het noodzakelijk dat een gebouw hierop afgestemd is. De kantoren van Plantronics worden daarom getransformeerd naar slimmer werken-kantoren waar flexibel werken een manier van leven is. Hiervoor hebben we de aanbevelingen van Jeremy Myerson van het Royal College of Art in Londen overgenomen. Hij meent dat het kantoor zeker vier ruimten moet kennen gebaseerd op de behoefte om te concentreren, communiceren, samen te werken en na te denken.

Om een goede ruimteakoestiek te garanderen – essentieel voor een werkomgeving – hebben we panelen en textiel geplaatst zodat geluid wordt geabsorbeerd, zorgen verschillende geïnstalleerde afweermechanismen, zoals geluidsbarrières, dat het geluid zich niet voortzet en maskeert een zogenaamd sound masking system lawaai.

Juiste technologie

Bij personeel dat over meerdere locaties verspreid zit, draait het om identiteit en aanwezigheid. De juiste technologie kan daarin ondersteunen. Gartner[2] voorspelt dat de verkoop van tablets de pc-verkoop inhaalt en dat een werknemer gemiddeld drie, vier apparaten met zich meedraagt. Mijn reiskit bevat altijd een laptop, smartphone, tablet en een headset. Zelden verlaat ik het huis zonder deze apparaten. Ik heb vergaderingen bijgewoond vanuit taxi’s, bij klanten op kantoor of terwijl ik aan het tuinieren was. Goede audiocommunicatie via een headset die ruis onderdrukt is daarbij essentieel.

In ons kantoor werden bureautelefoons vervangen door softphones, waardoor laptops en smartphones de manier van communiceren werden. Applicaties als Microsoft Lync en CISCO Jabber geven de aanwezigheidsstatus weer. Ook zorgden we voor volledig geoptimaliseerde pc’s, netwerkbandbreedte en gegarandeerde geluidskwaliteit voor telefoongesprekken, vooral via wifi.

Creëer vertrouwen

Onderweg werken, zo veel als ik dat doe, verloopt niet altijd soepel. Er zijn hobbels op de weg en het is mijn ervaring dat het creëren van vertrouwen het werk een stuk gemakkelijker maakt. De HR-structuur zal moeten veranderen om vrijheid te ondersteunen. Laat managers niet het gevoel krijgen dat ze de grip en het toezicht op medewerkers verliezen en laat medewerkers niet het idee krijgen dat ze hun doelen uit het oog verliezen.

Stap één is het hebben van de juiste technologie, zodat iedereen zich verbonden en betrokken voelt. Stap twee is om de verwachtingen van alle teamleden te waarborgen: werkwijzen en procedures binnen het bedrijf zijn zo afgestemd dat er geen verrassingen optreden.

Met de juiste trainer zullen managers de nieuwe werkwijzen omarmen en hun mobiel team op de juiste wijze begeleiden, zodat effectieve communicatie met elk teamlid plaatsvindt.

Kortom, slimmer werken moet onderdeel zijn van een managementfilosofie waarbij werknemers – zolang ze goede resultaten behalen – de vrijheid hebben te werken waar en wanneer dat voor hen en het bedrijf het beste werkt. Dit resulteert in beide richtingen in een positief effect.

[1] IDC Study 2013, Worldwide Mobile Worker Population 2011-2015
[2] Gartner Consumer Briefing, 2013