Veilig en effectief werken: vijf gouden tips voor HNW

Effectieve samenwerking tussen medewerkers onderling, met leveranciers en met partners vormt de basis voor een goede dienstverlening. Met Het Nieuwe Werken werken deze mensen samen, terwijl zij meestal niet fysiek bij elkaar zijn. Om dit effectief te laten verlopen, moet u rekening houden met een aantal zaken. In dit blogartikel geven we vijf gouden tips die u kunnen helpen Het Nieuwe Werken effectief in te richten.

1. Maak optimaal gebruik van flexibele werkplekken

Met Het Nieuwe Werken heeft niemand één vaste werkplek. Medewerkers kunnen gebruikmaken van verschillende plekken, zoals werk-, lounge- en stilteplekken. Om dit goed te laten verlopen is het echter wel belangrijk dat medewerkers rekening houden met elkaar. Ze moeten bijvoorbeeld hun geluidsniveau aan de omgeving aanpassen en een acceptabele ringtone gebruiken. Wanneer een medewerker langer dan twee uur weg is, moet hij bovendien van tevoren zijn plek opruimen, zodat iemand anders er kan werken. Communiceer dergelijke afspraken goed in uw organisatie. Verder is het van belang dat er voldoende kluisjes aanwezig zijn, zodat medewerkers hun persoonlijke zaken kunnen opbergen.

2. Let extra op de veiligheid van informatie

HNW vraagt om extra voorzichtigheid als het gaat om het delen van informatie. Vertrouwelijke gesprekken kunnen beter niet in open ruimtes worden gevoerd. Zorg er ook voor dat vertrouwelijke informatie (op papier of elektronisch) niet zomaar kan worden gekopieerd, gelezen of meegenomen. Voor het weggooien van informatie is het verstandig om speciale papiercontainers of -versnipperaars in uw organisatie te plaatsen.

Ook het werken met computers en wifi-verbindingen vraagt om oplettendheid. Let erop dat medewerkers altijd via een veilige verbinding werken en antivirusprogramma’s gebruiken. Deze antivirusprogramma’s kunt u het best zelf verschaffen aan uw medewerkers, zodat u weet dat de beveiliging goed is. Geef bovendien de nodige instructies:

– Vertrouwelijke informatie via e-mail mag alleen in versleutelde (encrypted) vorm worden verstuurd.
– Gebruikersnamen, wachtwoorden en pincodes moeten geheim worden gehouden en niet ergens op een kladje rondslingeren.
– Bij vertrek moet de computer netjes worden afgesloten en de laptop opgeborgen. Bij een lunch of vergadering dienen laptops of computers vergrendeld te zijn.
– Zorg ervoor dat medewerkers thuis of op locatie (bij klanten) de ingevoerde regels ook toepassen. Geef hier extra aandacht aan met bijvoorbeeld een training of informatiebijeenkomst.

3. Plan uw werkzaamheden slim

Met Het Nieuwe Werken kunnen medewerkers flexibel met hun tijd omgaan. Stimuleer ze daarom om hun werkzaamheden zo te plannen, dat ze zo veel mogelijk effectieve werktijd hebben. Laat medewerkers hun werk doen op de plek waar dit het meest rendement oplevert. Of laat ze afspraken op locatie buiten de spits plannen.

Met Het Nieuwe Werken is het bovendien raadzaam om goede afspraken te maken over de gewenste output en de doelstellingen. Houd er rekening mee dat niet iedereen altijd van 9 tot 17 uur werkt. Beoordeel daarom op basis van output.

4. Zorg dat u in beeld blijft

Met HNW is het belangrijk dat medewerkers goed bereikbaar en vindbaar te zijn. Gebruik een digitale agenda, zodat collega’s afspraken kunnen plannen. Ook wiki’s en Sharepoint-omgevingen zijn handig om informatie over te dragen en te delen.
Het blijft belangrijk om voldoende aandacht te geven aan (nieuwe) teamleden en medewerkers. Neem regelmatig de tijd om bij te praten wanneer u op kantoor bent. Vaak wordt informatie uitgewisseld bij de koffieautomaat of in de wandelgangen.

5. Ontdek de voordelen van nieuwe samenwerkingsvormen

Door Het Nieuwe Werken wordt informatie op nieuwe manieren uitgewisseld en wordt er op andere plekken samengewerkt. Daar kunnen veel voordelen uit ontstaan, maar die moeten de medewerkers wel ontdekken. Stimuleer ze daarom bijvoorbeeld om eens op een andere locatie te gaan werken te midden van andere collega’s. Op een flexwerkplek komen medewerkers gemakkelijk met elkaar in contact en leren ze meer over de organisatie, klanten en collega’s. Of laat ze vergaderen op afstand. Dit kan met veel mensen tegelijk en scheelt veel tijd.

Heeft u aanvullende tips om Het Nieuwe Werken succesvol te laten verlopen? We horen het graag. Wilt u meer weten over HNW? Download dan onze gratis whitepaper met praktische tips.