Vergader efficient; Gesneden spaghetti [#KRHNW]

Met dank aan e-office en work21 publiceert Het Nieuwe Werken Blog iedere week een of meerdere hoofdstukken uit het boek ‘Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken’. In het boek geeft Roland Hameeteman samen met Gonny Vink en Ben Kuiken 49 praktische recepten voor Het Nieuwe Werken. De recepten bieden houvast en inspiratie om vanuit verschillende invalshoeken te starten met Het Nieuwe Werken.

Eindeloos polderen

Als we in Nederland ergens goed in zijn, dan is het in polderen. Eindeloos vergaderen totdat iedereen het eens is. Dit leidt echter niet altijd tot de beste beslissingen en vreet bovendien tijd. Dat kan anders, door een strakke regie.

Kantoorpolitiek

Net als de brainstorm vergt ook de besluitvormingsvergadering een goede voorbereiding. Daar gaat het meestal al fout: de meeste mensen komen onvoorbereid naar een vergadering. Ze hebben geen tijd om zich goed in het te behandelen onderwerp te verdiepen, maar willen natuurlijk wel graag hun zegje doen. Ze willen, met andere woorden, hun mening geven, en, nog belangrijker, hun belangen veiligstellen. Daarmee komt een belangrijk maar onderbelicht aspect van het kantoorleven aan de oppervlakte: de kantoorpolitiek. Iedereen heeft belangen, en we zijn op kantoor vaak de hele dag bezig om deze veilig te stellen. Daar is op zich niks mis mee, maar het helpt wel als je je daar enigszins van bewust bent.

Werk samen

Het wordt bovendien pas echt sterk als je je eigen belangen kunt verenigen met die van het collectief, want dan wordt iedereen er beter van. In het nieuwe werken is dat meer nodig dan in het ‘oude’. De vraagstukken waar de moderne kenniswerker mee wordt geconfronteerd, zijn zo complex dat hij ze niet meer alleen kan oplossen. Hij heeft de hulp van anderen daarbij nodig. Het is dus ook in je eigen belang dat je samenwerkt, dat je kennis deelt en dat je constructief naar oplossingen zoekt. Dit gemeenschappelijke belang zou voorop moeten staan bij alles wat je doet in je werk, en dus ook tijdens een vergadering.

Knopen doorhakken

Hoe ziet zo’n vergadering er vervolgens uit? De deelnemers hebben hun punten ingebracht, de voorzitter heeft de agenda vastgesteld op basis van urgent/belangrijk en iedereen zit met een kop koffie of thee klaar aan de, bij voorkeur ronde, vergadertafel. Degene die het eerste punt op de agenda heeft ingebracht, houdt een korte inleiding op het onderwerp. Vervolgens worden de verschillende invalshoeken besproken.

Dan volgt een bezinning: waar staat iedereen? Leidt dit al meteen tot consensus, dan wordt het besluit genomen. Zijn er tegengestelde meningen, dan volgt een nieuwe bespreking van de invalshoeken en opnieuw een positiebepaling. Uiteindelijk hakt degene die het punt heeft ingebracht de knoop door en zet het besluit op de besluitenlijst.

Beter een slecht besluit dan helemaal geen besluit

Knopen doorhakken klinkt nogal on-Nederlands autoritair. Zolang niet iedereen achter een beslissing staat, schuiven we het onderwerp liever nog even door. Zo doen we dat in de polder. Maar dit leidt vooral tot stroperigheid en oeverloze vergaderingen en zelden tot betere beslissingen. Dit kunnen we ons ook helemaal niet meer veroorloven, want daarvoor gaan de veranderingen in de wereld tegenwoordig veel te snel. Beter een slecht besluit dan helemaal geen besluit, zou je kunnen zeggen. Je kunt onmogelijk alle aspecten in de besluitvorming meenemen, want daarvoor zijn de vraagstukken te complex en de gevolgen van een beslissing te moeilijk te voorspellen. Wees daarom niet bang om een stap te zetten. Daarna zie je wel verder.

Hou een lijst bij

Leg het besluit vervolgens goed vast in de (online) besluitenlijst. Dat voorkomt dat iemand die niet aanwezig was bij de vergadering er bij de volgende vergadering op terugkomt. Dat kan dus niet: eenmaal genomen is genomen. Anders blijf je bezig, en dat willen we nu juist zien te voorkomen.

Volgende week recept 33 Op afstand vergaderen; Vers videosap. Lees het vorige recept: Vergader slimmer; Pittige gespreksballen, of begin bij het eerste recept van Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken.