Vergader slimmer [#KRHNW]

Met dank aan e-office en work21 publiceert Het Nieuwe Werken Blog iedere week een of meerdere hoofdstukken uit het boek ‘Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken’. In het boek geeft Roland Hameeteman samen met Gonny Vink en Ben Kuiken 49 praktische recepten voor Het Nieuwe Werken. De recepten bieden houvast en inspiratie om vanuit verschillende invalshoeken te starten met Het Nieuwe Werken.
 

Vergader slimmer; Pittige gespreksballen

Er wordt wat afvergaderd in ons land: afdelingsoverleg, salesmeeting, brainstorm, commissievergadering, een bilaatje… Dat kan een stuk efficiënter. Met dit recept alleen al bespaar je zo ongelooflijk veel tijd, dat je ons eeuwig dankbaar zult zijn.

We beginnen dit recept met de botte bijl. Sorry, maar het is even nodig: stop met vergaderen! Zeg alle vergaderingen af. Schrap ze uit je agenda. Allemaal! Wat een ruimte, hè? Wist je dat 35 procent van de Nederlandse beroepsbevolking 25 procent van hun werktijd vergadert? 25 procent; dat is bijna tien uur per week! Afschaffen dus. Zonde van je tijd.

Vergaderen omdat het hoort

Wat zeg je? Dat kan niet? Je kunt onmogelijk alle vergaderingen schrappen, want dan weet je niet meer wat er speelt? Dan heb je zelfs helemaal geen werk meer? Toe maar. Dat is niet zo best.

Goed, laten we dan nu eens kijken naar al die belangrijke vergaderingen die je hebt, wat wordt daarin besproken? Is het allemaal belangrijk? Of wordt er toch ook veel vergaderd omdat dat nu eenmaal zo hoort? Bijvoorbeeld omdat je nu eenmaal al sinds mensenheugenis met de hele afdeling elke week op een vaste dag een paar uur bij elkaar komt om informatie uit te wisselen? Is een vergadering wel de beste manier om dat te doen? Zou het niet beter zijn als de twee of drie pratende pakken, die toch altijd al aan het woord zijn terwijl de rest onderuitgezakt zit te luisteren, een kleinere meeting beleggen?

Bepaal het doel

Dat is dus stap één voor dit recept: bepaal het doel van de vergadering. Wat wil je bereiken? En als er geen concreet doel is, dan wordt er dus niet vergaderd. Je vergadert niet om het vergaderen, maar omdat het nodig is. En als het niet nodig is, dan doe je het niet. Grofweg kun je drie vergaderdoelen onderscheiden: besluitvorming, ideeënvorming en informeren. Natuurlijk lopen deze doelen tijdens een vergadering soms een beetje door elkaar, maar het komt de kwaliteit van de vergadering absoluut ten goede als je het doel zo strikt mogelijk probeert te formuleren.

Ideeën opdoen of knopen doorhakken?

Vervolgens stap twee: bepaal de vorm waarin je wilt vergaderen. Als je ideeën wilt opdoen voor nieuwe producten, dan zijn de setting en het tijdstip anders dan wanneer je knopen wilt doorhakken. Denk ook eens aan afwijkende vormen, zoals staand vergaderen, of op locatie. De groep waarmee je wilt vergaderen, zal bij elk doel ook anders zijn.

Nodig alleen die mensen voor de vergadering uit van wie je denkt dat zij je kunnen helpen om je doel dichterbij te brengen. Dat doe je dus door in de uitnodiging duidelijk het doel van de vergadering te vermelden en te vragen of ze zin en tijd hebben om bij deze vergadering aanwezig te zijn. Ze kunnen dus ook weigeren, bijvoorbeeld omdat ze hun aanwezigheid minder zinvol achten of omdat ze het te druk hebben met andere dingen. Ook hier geldt dus: je vergadert alleen als het zinvol is. En als het voor jou niet zinvol is, dan doe je dus gewoon even niet mee.

Digitaal systeem

Iedereen die bij de vergadering aanwezig is (dus geaccepteerd heeft), kan punten aandragen. Het makkelijkst is om dit te doen in een digitale vergaderplanner waar iedereen toegang toe heeft. Hij schrijft er een korte toelichting bij, vermeldt hoeveel tijd ervoor nodig is en wat voor soort punt het is (besluitvorming, ideeënvorming, informeren). Een voordeel van zo’n digitaal systeem is dat iedereen relevante stukken aan de agenda toe kan voegen en dat die tot op het laatste moment gewijzigd kunnen worden. Dat voorkomt dat er steeds nieuwe uitdraaien moeten worden gemaakt omdat een document net voor de vergadering nog is gewijzigd. Scheelt dus ook een hoop papier. Bij e-office draaien we de stukken zelfs helemaal niet meer uit, omdat iedereen zijn laptop bij zich heeft en dus altijd toegang heeft tot alle relevante stukken.

Kwadrant van Eisenhower

De voorzitter bepaalt op basis van de ingediende punten de agenda. Dat doet hij volgens het bekende kwadrant van Eisenhower: urgent/belangrijk. Alle urgente en belangrijke punten komen eerst. Daarna volgen de belangrijke maar niet-urgente punten, dan de urgente, niet-belangrijke onderwerpen; de niet-belangrijke, niet-urgente punten kun je met een gerust hart naar de prullenbak verwijzen. Die horen in elk geval niet op de agenda thuis. De voorzitter houdt rekening met onverwachte dingen en klaar: de vergadering kan beginnen.

Tijdens de vergadering bewaakt de voorzitter vooral het proces. Hij zorgt ervoor dat de vergadering op tijd begint, dat de punten binnen de daarvoor gestelde tijd worden afgehandeld en dat de vergadering (grootste ergernis) niet uitloopt. Hij let erop dat er inhoudelijk wordt gediscussieerd en dat er niet op de persoon wordt gespeeld. En hij zorgt ervoor dat iedereen zo veel mogelijk aan het woord komt en dat niet een paar dominante figuren de vergadering bepalen. Degene die een onderwerp voor de vergadering heeft ingebracht, is de eigenaar daarvan. Hij is er dus zelf verantwoordelijk voor dat er bijvoorbeeld een besluit wordt genomen.

Vervolg

In de volgende twee recepten zullen we de besluitvormingsvergadering en de brainstorm nader beschrijven. Dat doen we niet voor de informatievergadering, omdat daar niet heel specifieke vaardigheden voor vereist zijn. Het enige dat we je nog wel willen meegeven, is dat je je af moet vragen of een vergadering altijd de juiste vorm is om te informeren. Misschien is het beter om een blog te schrijven, of een wiki. Of wellicht informeer je elkaar veel effectiever door elkaar onder vier ogen te spreken. Denk daar eens over na als je weer eens een vergadering belegt.

Volgende week recept 31: Beter brainstormen; Storm in glas water. Lees het vorige recept: Zorg goed voor jezelf; All you can eat (één maandsalaris), of begin bij het eerste recept van Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken.