Vergaderen – Voorkom de reis naar het land van besluiteloosheid en wollige praatjes

Veel Nederlanders zijn het eens over één ding: vergaderingen zijn inefficiënt. De grote vraag blijft echter waarom dit zo is. Vaak wordt de schuld afgeschoven op de organisator of op praatgrage collega’s. Oorzaken die (heel gemakzuchtig) buiten de macht van de deelnemers liggen en waar dus niets aan gedaan kan worden. Slechte voorzitters of langdradige collega’s zijn zeker een probleem, maar de oorzaak van dit probleem ligt ver voor de daadwerkelijke vergadering: de voorbereiding. 

De voorbereiding kan een vergadering maken of breken. Een groep van meer dan 5 personen wordt al lastig voor een voorzitter om te sturen, dus als de koers verkeerd wordt uitgestippeld kan het zomaar zijn dat na een uur vergaderen een heel andere bestemming is bereikt. Een herkenbaar voorbeeld voor zo’n bestemming is het land van besluitenloosheid en wollige praatjes.

Een koers uitstippelen
Om de juiste bestemming te bereiken moet een koers worden uitgestippeld. De agenda en agendapunten worden hier wel voor gebruikt maar zijn vaak niet concreet genoeg. Het beoogde doel voor agendapunten als “Visie” is zo onduidelijk als maar kan en is dus open voor interpretatie wat hiermee precies bedoeld wordt. Hoe kan iemand een gesprek sturen of zich voorbereiden als het niet eens duidelijk is wat er besproken of besloten moet worden? Een duidelijk agendapunt moet dus altijd goed aangeven wat het doel is en wat er dus van de deelnemers verwacht wordt.

Macht
Als het jouw verantwoordelijkheid is om een vergadering voor te bereiden heb je de macht om een vergadering te maken of te breken. In het boek “Je vergadering als goudmijn” van Bart Kessels wordt de afkorting GOUD gebruikt als ingrediënten voor een goede vergadering: Goal, Onderwerp, Uitvoer en Deelnemers. De eerste twee zijn de fundering voor de laatste twee en zijn daarom erg belangrijk. Voor elk agendapunt moet het duidelijk zijn wat het doel is (goal) en het onderwerp dat besproken moet worden. Communiceer dit duidelijk in de agenda!

Inlezen
Een veel voorkomende klacht van deelnemers onderling is dat ze zich niet inlezen. Tijdens een vergadering is het duidelijk te horen en te zien doordat ze om onderwerpen heen draaien en in documenten aan het bladeren zijn. Je kan het ze vaak niet echt kwalijk nemen. Afhankelijk van de functie hoppen ze de ene na de andere vergadering in en bijna niemand heeft tussendoor de tijd zich goed voor te bereiden. Als dit de cultuur is binnen de organisatie is de enige manier om een effectieve vergadering te krijgen deze mensen tegemoet te komen. Dit kan door een samenvatting te maken van de notulen en van de stukken die doorgelezen zouden moeten worden. Zo kunnen ze zich binnen 5 minuten toch voorbereiden.

Het laatste wat in gedachten gehouden moet worden is dat er binnen veel organisaties maar weinig kennis is over het voeren van een goede vergadering. Als goed belezen persoon heb je de kans om naast je huidige rol een adviesrol aan te nemen over de hoeveelheid, soort en doel van agendapunten. Agendapunten voor het bereiken van consensus zijn bijvoorbeeld niet de beste om te bespreken in een vergadering. Ook worden er nog steeds periodieke vergaderingen gehouden waar alleen maar updates gegeven worden. Als deze bedoelt zijn om consensus te bereiken of voor groepsbinding zijn hier geschiktere middelen voor.

Vergaderen kan een extreem kostbaar en energieverspillend proces zijn. Zorg dat het beoogde resultaat altijd bekend is en de weg ernaar toe zo kort en efficiënt mogelijk gelopen kan worden.