Vergeet je collega’s niet; Ovenschotel kwalitijd [#KRHNW]

Met dank aan e-office en work21 publiceert Het Nieuwe Werken Blog iedere week een of meerdere hoofdstukken uit het boek ‘Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken’. In het boek geeft Roland Hameeteman samen met Gonny Vink en Ben Kuiken 49 praktische recepten voor Het Nieuwe Werken. De recepten bieden houvast en inspiratie om vanuit verschillende invalshoeken te starten met Het Nieuwe Werken.

Vergeet je collega’s niet; Ovenschotel kwalitijd

Thuis kunnen werken is natuurlijk prettig. Maar vergeet je collega’s op kantoor niet! Wie effectief wil (samen)werken, doet er goed aan om elkaar regelmatig in de ogen te kijken.

Microsoft Nederland startte een aantal jaren geleden een traject waarbij het zichzelf als voorbeeldbedrijf wil afficheren voor het nieuwe werken. De technologie die het bedrijf ontwikkelt en zelf ook gebruikt, maakt het al een aantal jaren mogelijk om te werken waar en wanneer je wilt. Maar in de praktijk kwam daar weinig van terecht, omdat ook bij Microsoft nog een heel sterke aanwezigheidscultuur heerste.

Informatie aanvullen

Een van de dingen die ze bij Microsoft hebben gedaan om dit te doorbreken, is het hebben over het fysieke minimum: hoeveel tijd moet een team minimaal fysiek bij elkaar komen om effectief te kunnen zijn? Dat verschilt natuurlijk per team, de taak die het heeft uit te voeren en of de teamleden elkaar al een beetje kennen. Want elkaar kennen vergemakkelijkt de communicatie aanzienlijk, zeker wanneer de teamleden vaak op afstand werken. Je wilt eigenlijk aan een half woord genoeg hebben, want veel meer krijg je niet wanneer je op afstand werkt.

Je weet natuurlijk dat communicatie grotendeels non-verbaal plaatsvindt, dus bij chat of mail mis je een belangrijk deel van de informatie. Die moet je daarom regelmatig aanvullen, en dat doe je door elkaar zo vaak mogelijk te zien.

Telewerken mag, maar is niet verplicht

De boodschap van dit recept is dus eigenlijk: je mag telewerken, doe dat ook vooral als je dat beter uitkomt, maar vergeet je collega’s op kantoor niet! Je wilt niet die man of vrouw zijn van wie ze zeggen: wie is toch die man (of vrouw) die op maandag de vergadering opent? Dus telewerken mag, maar het hoeft niet.

Vrijmibo

Organiseer je werk zo dat je regelmatig contact hebt met je collega’s. Vergeet dan niet de sociale codes; vraag bijvoorbeeld eens hoe het gaat met de kinderen van je collega. Laat geregeld je gezicht zien op kantoor. Plan een dag waarop je weinig afspraken hebt en de ruimte hebt om met je collega’s bij te praten. Zulke ‘verspilde’ tijd is enorm waardevol voor de sociale cohesie en verhoogt uiteindelijk je effectiviteit. Organiseer een wekelijkse of maandelijkse borrel (de vrijmibo), spreek af om met elkaar te gaan lunchen of ga eens met elkaar zitten lummelen in de loungeruimte of de tuin.

Uit onderzoek blijkt overigens dat virtuele teams – dus teams die voor de duur van een project worden samengesteld – ook effectiever worden naarmate ze elkaar beter kennen. Dus ook wanneer het team verspreid over de wereld woont en werkt, kan het het overwegen waard zijn om in elk geval één keer bij elkaar te komen in een kick off-meeting. Dit hangt uiteraard af van het belang van het project waaraan het team werkt en of de opbrengsten daarvan opwegen tegen de financiële en milieukosten die een dergelijke troepenverplaatsing veroorzaakt.

Hoe dan ook: vergeet je team niet.

Volgende week recept 20: Versterk het groepsgevoel; Quiche de Groupe. Lees het vorige recept: Een eenvoudig recept voor Het Nieuwe Werken of begin bij het eerste recept van Klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken.