Vergroot de effectiviteit over de keten heen

Na de invoering van Het Nieuwe Werken willen de leidinggevenden van Eneco nog steeds vasthouden aan vaste werkblokken voor hun teams en het liefst ook nog met hun secretaresse op een vaste plek. De medewerkers daarentegen geven aan dat zij juist als een van de grote voordelen van de invoering zien dat ze meer kunnen gaan samenwerken met mensen uit andere teams en hierdoor de effectiviteit over de keten heen kunnen vergroten.

Werkvlek

Vanaf maart 2012 start Eneco met Het Nieuwe Werken. Dit is gekoppeld aan de verhuizing naar één centraal hoofdkantoor, waar niemand meer een eigen werkplek of eigen kamer krijgt. Afdelingen krijgen wel een etage, de zogenaamde werkvlek.

De voorbereidingen lopen al meer dan twee jaar. In de eerste fases ging het over afstemmen van de benodigde flexfactor. Dit hebben we gedaan aan de hand van werkstijlenonderzoek. Er is geprobeerd om zo veel mogelijk rekening te houden met de verschillen tussen de business units, zodat hun etage aansluit bij hun werkzaamheden. Uitgangspunt is in ieder geval dat iedereen gelijktijdig in het pand aanwezig moet kunnen zijn – juist omdat dit ene centrale hoofdkantoor moet bijdragen aan een betere samenwerking. Iets wat best lastig te realiseren is wanneer een groot deel van de mensen structureel thuis werkt.

De medewerkers zijn er klaar voor

Omdat de verhuizing er nu binnen drie maanden echt aankomt, voeren we opnieuw gesprekken met alle afdelingen en zijn we gestart met workshops. De reacties op het nieuwe pand en de mogelijkheden tot samenwerking blijven onverminderd positief. Iedereen heeft inmiddels wel een eigen invulling gegeven van de manier waarop er in het nieuwe pand gewerkt gaat worden. Deze invulling komt echter niet altijd overeen met de afspraken die in het begin zijn gemaakt. En daarmee ook niet met de berekeningen waarvan we bij de flexfactor uit zijn gegaan.

Het belangrijkste verschil is dat veel leidinggevenden nog steeds behoefte hebben om hun teams toe te wijzen aan vaste werkblokken. Ze accepteren het feit dat niemand een eigen werkplek krijgt, maar willen wel heel graag hun team bij elkaar houden. De medewerkers daarentegen zien als een van de grootste voordelen juist dat ze de vrijheid krijgen om zelf een plek te kiezen en daardoor ook beter samen te gaan werken met mensen uit andere teams. Hierdoor wordt weer eens duidelijk dat de medewerkers er wel klaar voor zijn, maar de leidinggevenden nog veel moeite hebben met loslaten.

Het Nieuwe Werken verloopt organisch

Wanneer de teams te veel worden vastgehouden aan vaste blokken van werkplekken ontstaat het probleem dat mensen niet op het type werkplek gaan zitten dat past bij hun activiteit. Daardoor zullen ze ook minder vaak van werkplek wisselen, omdat deze toch al niet paste bij de activiteit die ze uitvoerden en zal er een tekort ontstaan aan werkplekken. Daarnaast zal er nog steeds worden gewerkt vanuit de bestaande afdelingen in plaats van dat er samenwerking zal worden gezocht met collega’s van andere teams, wat ze zo graag willen.

Uit de pilots die we hebben gedaan, blijkt dat medewerkers vanzelf een favoriete hoek krijgen. Dit hoef je vooraf niet af te spreken, maar ontstaat organisch vanuit de persoonlijke voorkeur voor een bepaald type werkplek of voor collega’s met wie veel moet worden samengewerkt. Ook is de behoefte tot samenwerking hierdoor inhoudelijk ingegeven en niet zozeer door het feit dat dit vanuit een organisatiestructuur is opgelegd.

Mee-flexen

Een andere discussie die nog wordt gevoerd is of secretaresses een vaste plek moeten krijgen, zodat zij snel kunnen worden gevonden. Een aantal secretaresses geeft zelf aan het als een groot nadeel te ervaren om steeds op dezelfde plek te moeten zitten. Zij willen mee kunnen flexen met hun manager: als de manager een dag in het vergadercentrum zit, willen zij daar ook zitten.

De kernvraag hierbij is natuurlijk: wat is de rol van de secretaresse? Deze discussie wordt aangevuld vanuit de vraag of de outlook agenda voor iedereen moet gaan worden opengesteld. Op die manier kunnen alle medewerkers veel makkelijker zelf afspraken inplannen. Wat is de rol van de secretaresse? Koffie halen hoefde namelijk ook al niet meer. De praktijk zal het leren. In maart gaan de 2100 medewerkers het zelf ervaren. Ik houd u op de hoogte van de ontwikkelingen.