Wat iedereen zou moeten weten over Videoconferencing

De huidige crisis heeft ervoor gezorgd dat mensen meer op zoek zijn gegaan naar alternatieve manieren om op afstand te communiceren. Waarom zou je gaan vliegen als jouw meeting op afstand plaats kan vinden?

De videoconferencing-industrie heeft van deze ontwikkeling geprofiteerd. De hoopvolle verwachting is dat veel mensen, ook als het economisch weer beter gaat, de alternatieve manieren van communicatie zullen blijven benutten. De voordelen worden door velen onderstreept:

• Minder reizen (betere balans tussen werk en privé)
• Draagt bij aan maatschappelijk verantwoord ondernemen (CO2-reductie)
• Kortere time-to-market, kostenreductie en efficiëntere communicatie

Waar dien je nu rekening mee te houden indien je met videoconferencing in je organisatie aan de slag gaat?

Draagvlak en mogelijkheden

Videoconferencing heeft zich tot dusver met name afgespeeld in meetingrooms, maar de stap naar de werkplek gaat de komende jaren gemaakt worden. Gebruikers hebben de voordelen namelijk al in de meetingrooms ervaren. Bovendien worden bedrijfsnetwerken steeds beter geschikt voor het afhandelen van videoverkeer. Dit biedt draagvlak en mogelijkheden om visuele communicatie op grotere schaal binnen de organisatie op te zetten. En bijvoorbeeld onderdeel uit te laten maken van de veelheid aan communicatiemogelijkheden die Het Nieuwe Werken mogelijk maken.

Een thuiswerkplek met een videoconferencing toepassing geeft de link met collega’s natuurlijk letterlijk en figuurlijk een betere kwaliteit. Dienstverlening en kenniswerk wordt meer en meer tijd- en plaatsonafhankelijk, waarbij je met videoconferencing geen concessies hoeft te doen aan de toegevoegde waarde van visueel contact.

Technologische hobbels

De dragers van Het Nieuwe Werken staan positief ten opzichte van technologie en de mogelijkheid om te kiezen waar en hoe ze willen communiceren. Wanneer je kenniswerkers in je organisatie de mogelijkheid geeft om onderling vanaf de eigen werkplek, thuiswerkplek of zelfs met een laptop met elkaar via video te communiceren, kan je voor technische moeilijkheden komen te staan.

Alle goede ideeën in het kader van Het Nieuwe Werken ten spijt, zijn er technologisch gezien veel zaken waar je rekening mee moet houden. Terwijl je daar tijdens het communiceren eigenlijk helemaal niet mee bezig wilt zijn! Je weet nooit waar een deelnemer aan een videogesprek zich bevindt. Zit hij bijvoorbeeld op een luchthaven ergens in de wereld, met een gebrekkig Wi-Fi systeem? Hoe zit het met de betrouwbaarheid van het netwerk? Hoeveel firewalls moet een videosessie oversteken?

Niet zonder voorbereiding van start

Met het antwoord op eerder genoemde vragen wordt vaak geen rekening gehouden, terwijl ze essentieel zijn voor het probleemloos kunnen communiceren via video. Videoconferencing in een speciaal daarvoor ingerichte meeting room met een optimale indeling en goede techniek is echter niet te vergelijken met videoconferencing via de laptop.

Alleen al omdat er geen ad hoc technische ondersteuning beschikbaar is. Het is dus zaak niet te ruckzichtloss van start te gaan en je als bedrijf goed te laten adviseren. Omdat anders het risico bestaat dat deze alternatieve manier van communicatie wegens technische hobbels niet benut zal blijven.

Wat is jouw ervaring met videoconferencing in je organisatie?