Vol vertrouwen slimmer werken

Slimmer werken, in Nederland beter bekend onder Het Nieuwe Werken (HNW), vergt meer dan een snelle internetverbinding en een laptop, tablet of smartphone. Om succesvol in te springen op de voordelen van werken op afstand, torent er één belangrijke voorwaarde bovenuit: heb vertrouwen.

Al is HNW meer en meer gemeengoed geworden, toch brengt het een uitdaging met zich mee voor managers en medewerkers. Een werknemer op afstand betekent immers een verlies op de controle, toch? En een aangepaste werkomgeving die meer aanvoelt als een sociaal dorp dan een kantoor, zorgt alleen maar voor afleiding.

Angsten
Deze angsten zijn terecht, maar alleen in organisaties waar de vertrouwensband laag is, en dat betekent dat zij grote kansen laten liggen. Want het is juist op deze plekken dat medewerkers beter kunnen samenwerken door ideeën uit te wisselen, elkaar te inspireren en de ruimte te krijgen om creatief te zijn, wat tot innovaties en nieuwe initiatieven leidt.

Succesvol slimmer werken

Het bieden van vertrouwen klinkt wellicht als een ‘ontastbaar’ onderwerp, maar dat is het zeker niet. De afwezigheid ervan is het grootste obstakel dat het succes van slimmer werken op de lange termijn blokkeert. Uit onderzoek blijkt dat vertrouwen de nummer één drijfveer is van engagement bij de werknemer en dat organisaties met een hoge vertrouwenscultuur drie keer meer rendement leveren voor aandeelhouders dan organisaties waar weinig vertrouwen heerst.

Vertrouwen
In zijn boek ‘De snelheid van vertrouwen’ stelt Stephen M.R. Covey dat het beheersen van vertrouwen op individueel vlak de basis vormt voor extern vertrouwen, maar wel alleen als dit vertrouwen 100 procent is. Zo begint het bij vertrouwen in jezelf, gevolgd door relatievertrouwen, organisatievertrouwen, marktvertrouwen en tot slot maatschappelijk vertrouwen. Gebeurt dit succesvol, dan maakt de organisatie minder kosten en meer omzet en zijn medewerkers energieker en productiever.

Veranderingen toepassen
De veranderingen om slimmer te kunnen werken moeten met het nieuwe verworven vertrouwen vervolgens worden gerealiseerd. Hierbij moet rekening worden gehouden met goede communicatie, waarbij werknemers zich gesteund voelen. Zo zal er minder face-to-face-contact en meer e-communicatie plaatsvinden en worden prestaties gemeten op basis van resultaten in plaats van aanwezigheid. Door het toepassen van Unified Communications kunnen teams altijd verbonden en bereikbaar blijven. Het vervolgens bieden van een overzicht, met duidelijke richtlijnen over de gevolgen en implicaties van de nieuwe werkmethoden, helpt bij een vlottere overgang.

Ook het trainen van de werknemers, managers en de directie is essentieel, zodat iedereen de doelen, werkwijzen en procedures van de nieuwe manier van werken begrijpt. Managers zullen moeten leren hoe ze om moeten gaan met verspreide teams en worden gecoacht om hun werknemers te vertrouwen.

Tenslotte moeten duidelijke doelstellingen worden geformuleerd. Zo weten werknemers waar ze van op aan kunnen. Als prestaties niet langer gemeten worden op basis van aanwezigheid, leg dan goed uit hoe wel. Bij Plantronics maken we gebruik van de SuccessFactors-software om bedrijfsprestaties te definiëren, monitoren en bij te sturen.

Kortom, slimmer werken kan werknemers inspireren en energie geven, indien de juiste vertrouwensbasis is gelegd.