Praktijkvoorbeeld: voordelen van flexibel werken!
In de file staan, overwerken op kantoor of andere vervelende ergernissen, omdat je gebonden bent aan één vaste werkplek. Het zijn typisch voorbeelden van het oude werken. Door flexibel te werken, krijgt een organisatie in de praktijk veel meer mogelijkheden en variatie. Afgezien daarvan, de productiviteit verhogen en tegelijkertijd flink kosten besparen, dat is toch wat elke ondernemer wil?
Reïntegratiekantoor boekt direct resultaat met werken 2.0!
Veel artikelen gaan voornamelijk over de theoretische kant van werken 2.0. Wat houdt HNW nu werkelijk in, wat is de beste aanpak, wat zijn de voordelen?
Wat veel interessanter is om te weten voor ondernemers en managers; ‘Wat levert mij dit op?’ Om een vertaalslag te maken naar de praktijk, wijd ik dit artikel aan een praktijksituatie waarbij een aantal elementen zijn ingezet, met als doel de productiviteit en flexibiliteit binnen de organisatie te vergroten.
Deze praktijksituatie gaat over een reïntegratiekantoor met 200 medewerkers met één hoofdkantoor en 16 vestigingen. Doelstelling was om het werken 2.0 te integreren in de organisatie, zonder veel kosten te maken.
Een goede basis is essentieel
Om de productiviteit van medewerkers te verhogen, moet je als werkgever ook de middelen kunnen bieden om dit mogelijk te maken. Slim inzetten van ICT is hierin een belangrijk onderdeel. De oude situatie was bij het reïntegratiebureau kort gezegd als volgt; Een kostbare IT-infrastructuur, drie systeembeheerders en een hoop onvoorziene problemen. Kortom, een hoop problemen en een hoge kostenpost.
De eerste stap was om de ICT uit te besteden, zodat de omgeving voortaan vanuit een centrale datacenter wordt aangeboden. Hierdoor kan elke medewerker wereldwijd veilig inloggen op een eigen desktop-omgeving. Hierdoor kan de medewerkers dus ook makkelijk onderweg, vanuit huis of bij de klant doorwerken! Onderlinge communicatie tussen de medewerkers is veel efficiënter waardoor de productiviteit sterk is verbeterd.
Als er problemen zijn lost de leverancier dit op. Dit alles tegen een vast tarief per werkplek/medewerker. Per maand weet een organisatie exact wat ze per werkplek/medewerker aan kosten kwijt zijn.
Goede afspraken
Door uniform dezelfde procedure te hanteren m.b.t. e-mails, delen van agenda’s, opslaan van bestanden en andere belangrijke processen is de efficiënte enorm toegenomen. Dit vertaalt zich direct naar een directe kostenbesparing. Naast de efficiëntie is het voor iedereen overzichtelijker en gemakkelijker geworden om bepaalde informatie terug te vinden.
In de file staan is verleden tijd!
Met medewerkers die dagelijks ver moeten reizen zijn nieuwe afspraken gemaakt. Deze mensen werken nu het eerste uur vanuit huis en rijden daarna naar kantoor. Filerijden is hierdoor over het algemeen verleden tijd. Dit bespaart veel tijd en ergernis, wat normaal gesproken vaak -zoniet dagelijks – voorkwam.
Loyaliteitsuren nemen fors toe!
Nog een belangrijk effect is dat de werkelijke gewerkte uren fors toenemen. Mensen hebben de kans om de dingen te doen, die voorheen niet konden. Even nog dat verslag afronden of op zondagavond de mail alvast checken. In de praktijk blijkt dat mensen regelmatig in het weekend van de gelegenheid gebruik maken om in te kunnen loggen.
Lager ziekteverzuim
Omdat medewerkers meer flexibiliteit wordt geboden, is het ziekteverzuim binnen de organisatie flink afgenomen. Het personeel krijgt de vrijheid om de uren op een eigen manier in te zetten. De organisatie heeft de manier van managen aangepast waardoor de nadruk ligt op targets en resultaat. Op deze manier kunnen projecten goed worden gecoördineerd.
Al met al een mooi voorbeeld voor bedrijven die nog twijfelen aan de voordelen van Werken 2.0
Laden ...
woensdag, 16 juni, 2010 at 9:22
Goed artikel. Jammer vind ik wel dat het nog niet heel concreet is. Waar ik zelf bijvoorbeeld heel erg in geïnteresseerd ben is hoe deze “uniforme procedure m.b.t. e-mails, delen van agenda’s, opslaan van bestanden en andere belangrijke processen” eruit ziet. Zou je hier ook wat meer inzicht in kunnen geven?
vrijdag, 18 juni, 2010 at 9:20
Documentprocessen kunnen gemakkelijk ingericht worden door bijvoorbeeld gebruik te maken van O3Spaces. http://www.youtube.com/watch?v=_DOt851x7Oo
woensdag, 16 juni, 2010 at 18:48
Leuk artikel. Het maakt me wel nieuwsgierig naar de bottom line. De productiviteit stijgt (hogere efficiëntie, meer loyaliteitsuren en lager ziekteverzuim), terwijl tegelijkertijd de kosten voor IT dalen. Dan zou je verwachten dat de winst als een raket omhoog zou gaan. Is dat (al) zo? En hoeveel bedraagt die toename dan?
donderdag, 17 juni, 2010 at 11:31
@Mark, @Erik,
Goed om te lezen dat jullie een positieve waardering geven voor mijn artikel! Ik probeer in de toekomst dan ook zoveel mogelijk de vertaling te maken van de theorie naar de praktijk.
Om op jullie vraag in te gaan zal ik iets meer uitleg geven over de technische kant van het verhaal. Als voorbeeld hierin gebruik ik nog steeds het Reïntegratiekantoor. Zoals ik heb aangegeven heeft dit kantoor alles uitbesteed aan On-IT. De kernactiviteit van On-IT is het aanbieden van een volwaardige desktop-omgeving waarin standaard alle basis processen zoals e-mail, agenda delen, etc. wordt aangeboden. (MS Office)
Daarnaast heeft iedere medewerker de beschikking over een persoonlijke map en een gedeelde map. De gedeelde map is beschikbaar voor iedere medewerker waardoor onderling bestanden delen een stuk efficiënter wordt.
Naast de basisapplicatie hebben ze diverse branchepakketten die mede worde aangeboden om de desktop-omgeving. Onder branchepakketten versta ik CRM, ERP, SAP of maatwerkapplicaties. Dit houd dus in dat de organisatie geen eigen infrastructuur meer heeft. Financieel gezien biedt dit veel voordelen. Personeelskosten IT afdeling vervallen, geen investeringen in kostbare server-systemen en daarentegen neemt de productiviteit ,efficiëntie en flexibiliteit enorm toe!
In dit voorbeeld is er een besparing gerealiseerd op de IT-kosten van bijna 30% op jaarbasis. Dit is natuurlijk per organisatie verschillend maar zeker wel de moeite waard om je huidige werkplekkosten te bereken.
Meer informatie vind je op http://www.on-it.nl
Ik hoop jullie vraag voldoende te hebben beantwoord. Als er nog vragen zijn dan hoor ik het graag!
woensdag, 23 juni, 2010 at 22:59
Beste Dennis, je geeft inderdaad een praktische handleiding waarmee anderen wellicht hun voordeel kunnen doen. Toch vind ik het steeds weer jammer als er projecten als deze naar boven komen als het om HNW gaat. Waarom ligt de ambitie toch steeds zo laag?
Ook in dit voorbeeld wordt HNW gereduceerd tot een technische oplossing die plaatsonafhankelijk werken mogelijk maakt. Het gegeven dat gebruikt gemaakt wordt van outsourcing van IT, iets waar op zichzelf zeker voor te pleiten valt, voegt daar weinig aan toe.
Wat mis ik dan in dit verhaal? Juist: wat er nieuw is aan deze manier van werken! De beschreven organisatie meent misschien op een meer toekomstgerichte manier aan het werk te zijn, maar werkt nog steeds zoals ze dat vroeger ook deden, echter nu met een betere outillage.
Want wat is er nu werkelijk veranderd? Werknemers mogen (jawel- daar zijn afspraken over gemaakt!) maar liefst een uur later van huis vertrekken om de file te vermijden. Goh, wordt me daar als werknemer opeens de vrijheid gegeven! Ook zijn er standaard formaten gekozen om informatie uitwisseling te bevorderen. Niet onbelangrijk, direct mee eens, maar klein bier als het gaat om de werkelijke veranderingen die organisaties de komende jaren zullen moeten doorvoeren om sterker en innovatiever te opereren.
Zoals Dennis zelf al aangeeft lijkt het werkelijke resultaat van deze exercitie beperkt tot een kostenreductie van 30%. Ook fijn in deze tijden, maar daar gaat dit re-integratiebureau het in de toekomst waarschijnlijk niet mee redden.
Want wat zijn nu de werkelijke oplossingen die HNW ons kan bieden? Waar het naar mijn stellige overtuiging werkelijk om gaat is niet het inzetten van wat slimme IT foefjes om bestaande processen beter te faciliteren, maar een fundamenteel andere wijze waarop wij met elkaar samenwerken. Niet alleen intern, maar ook met klanten, leveranciers en andere belanghebbenden. Zaken die ik nu werkelijk graag in dit BLOG zou lezen gaan over hoe je bijvoorbeeld een traditioneel callcenter kan omvormen tot een klantorganisatie waarbij niet alleen de eigen medewerkers informatie verstrekken, maar hoe je door inzet van social media werkelijk je klanten bij je producten kan betrekken en bijvoorbeeld een deel van de traditioneel interne taken kan ‘outsourcen’ naar je eigen klanten. Dat levert pas wat op! Maar hoe doe je dat dan? En vooral: hoe voorkom je dat dit ontspoort?
Of over hoe je als organisatie sneller en slagvaardiger kan opereren door tijdelijke teams te vormen met niet alleen de eigen werknemers, maar bijvoorbeeld ook met mensen van andere organisaties of zelfs ZZP’ers. Ook daar kan IT een belangrijke katalysator in zijn.
Mijn conclusie is dat het gegeven project weinig tot niets met HNW te maken heeft: het mist visie en het mist ambitie. Van een leverancier zou je meer stellingname verwachten. Het is zoals Henry Ford in het begin van de 20ste eeuw al zei: ‘If I would ask my customers what they want, they would tell me they need a faster horse’. En dat is precies wat dit project is: een snel paard. Maar op de digitale snelweg van morgen kom je met een snel paard niet erg ver…
donderdag, 24 juni, 2010 at 11:48
Beste Joris, hartelijk dank voor je inhoudelijke reactie en overtuigende visie. De visie die jij neerlegt is wat mij betreft HNW in optima forma. In de praktijk is de ideale situatie die jij schetst niet in een paar weken of maanden gerealiseerd. Er is visie, durf en leiderschap voor nodig. En er is weinig zo moeilijk als veranderen. Het leuke is dat HNW vanuit diverse invalshoeken kan worden bekeken en de technische, die Dennis van de Burgt beschrijft is er één van. Voor veel mensen is die werkwijze al een revolutie.
Ik wil jou daarentegen graag uitnodigen om jou visie op HNW Blog uit te dragen en er columns over de schrijven. Als het even kan ondersteund met praktijkvoorbeelden. Groeten, Arjan Hooiveld
maandag, 28 juni, 2010 at 13:04
Grappig, dat nieuwe werken. Dat doe ik hier aan de UvA al zo'n jaartje of 13… #oudewijn