Waar gaat de HNW-reis naartoe?

Bij gesprekken over Het Nieuwe Werken wordt vaak de analogie met reizen gemaakt. Samen op weg gaan naar een bestemming (doel), onderweg veel leren en ervaringen opdoen. Maar hoe komt zo’n reis dan tot stand? Waar ga je naartoe? En wellicht het belangrijkste: Vergeet niet te boeken!

Ontdekken van de wereld

Als je op reis gaat, is het wel zo prettig enig idee te hebben van hoe de wereld eruit ziet. Het helpt als je de wereldkaart kent, maar ook zicht op de kenmerken van de verschillende gebieden is belangrijk. Is er natuur, cultuur of avontuur? Wat wordt er gegeten en wat zijn de lokale tradities?

Dit moeten we ook doen in het licht van Het Nieuwe Werken. Onderzoek de verschillende deelgebieden die HNW kent, bestudeer de geschiedenis en de inhoudelijke kenmerken. Alle deelgebieden, zoals HRM, ICT, facility management en mobiliteit hebben hun eigen dynamiek. Ga op zoek naar de couleur locale van deze verschillende deelgebieden. Dit is belangrijk om in de organisatie de juiste route te kunnen bepalen en de betrokkenen mee te krijgen. Alle betrokkenen maken uiteindelijk deel uit van het reisgezelschap.

Bepalen van de bestemming

Hoe maak je vervolgens de keuze voor een bestemming? Aan welke kenmerken moet het land, de omgeving en de accommodatie voldoen? Wat past bij de specifieke behoeften van het reisgezelschap? Vertaal deze vragen naar HNW-context en begrippen. Hoe bepaal je een passende visie voor jouw organisatie. Kijkend naar het type werk, type mensen en natuurlijk de doelstellingen.

Maak een voorstelling van de bestemming voor het integrale HNW-vraagstuk en bestudeer de deelgebieden. Denk hierbij aan de financiën (business case), de fysieke kant (inrichting, werkomgeving) en de ICT (iPads, eigen apparaten). Er zijn verschillende tools beschikbaar om binnen de organisatie te inventariseren welke voorwaarden en wensen gelden voor de reis. Toets uiteindelijk de geselecteerde bestemming aan de visie en doelstellingen.

Plannen van de reis

Is de bestemming eenmaal geselecteerd, dan is het tijd om de reis te gaan plannen. Welk transportmiddel kies je voor de reis, blijf je op één plek, maak je een dag-tot-dag programma of laat je dat van het weer af hangen, et cetera. In analogie is dit het moment om aan de slag te gaan met het maken van een projectplan voor de invoering van Het Nieuwe Werken. Onderzoek met welk team (reisgezelschap) je de reis gaat maken, de projectinrichting en planning.

Onderdeel van de reis zijn de verschillende instrumenten die ingezet kunnen worden om de verandering succesvol door te voeren. Denk aan serious gaming, social media en ICT. Bekeken in combinatie met de veranderingen die moeten worden doorgevoerd in de organsiatie, zoals resultaatsturing, nieuwe arbeidsvoorwaarden, et cetera. Het totaalpakket aan maatregelen en de te nemen veranderstappen bepalen de uiteindelijke vorm (en daarmee het succes) van de reis.

De boeking

Als de medewerker van het reisbureau alles heeft verteld over de bestemming, als alle voorwaarden zijn doorgenomen en de reis beschikbaar is, kan de boeking plaatsvinden. Maar niet voordat nog één keer door het boekingsformulier is heengelopen om te controleren of alles klopt. Dit is een stap die in veel verandertrajecten wordt overgeslagen, er wordt aangenomen dat de boeking automatisch wordt gemaakt. Dit terwijl met de definitieve boeking wordt bepaald of de reis ook daadwerkelijk gemaakt gaat worden.

Wellicht kan het ook in jouw organisatie helpen om de boeking expliciet te maken. Bespreek met betrokkenen en management wat de boekingsvoorwaarden zijn en welke ontbindende voorwaarden gelden. Is er een annuleringsverzekering? En zo ja, wat zijn de consequenties als er geannuleerd wordt? Zorg dat ook binnen jouw organisatie de boeking heel bewust wordt gemaakt en afgerond. Zo kan iedereen zich gaan verheugen op de reis!