Waar is toch die koffieautomaat?

Met de introductie van Het Nieuwe Werken verdwijnt de koffieautomaat. Weliswaar niet letterlijk, want op het centrale ontmoetingsplein komt hij terug met een flinke upgrade: betere en duurzamere koffie gezet door een heuse barista. Wat wel echt verdwijnt is de functie van de koffieautomaat. Maar kunnen organisaties daar wel zonder?

Wanneer wij voor het eerst bij een klant zitten, krijgen we meestal te horen dat met de introductie van HNW de verbinding in de teams ver te zoeken is. Vaak gaat HNW dan ook nog eens gepaard met een reorganisatie (wie bevindt zich niet in een continue reorganisatie?), waarin de samenstelling van de afdelingen ook is veranderd.

De managers krijgen de boodschap mee: Smeed een team van jouw mensen, zodat ze optimaal presteren. Van nature zoeken die mensen elkaar niet op, ze komen immers van allemaal verschillende afdelingen. En wanneer iedereen plaats- en tijdsonafhankelijk werkt, wordt het extra lastig. Het team kómt wel bij de koffieautomaat, maar nooit als team!

De koffieautomaat is dus eigenlijk verdwenen

Het enige moment waarop iedereen in dezelfde ruimte is, is tijdens het afdelingsoverleg. Daar moet al het verbinden dan ineens gebeuren. Maar de informele en broodnodige small talk leent zich niet voor het afdelingsoverleg. Er staan al zo veel punten op de agenda! En om nou een extra uur in te lassen, dat gaat iedereen te ver. Tijd is schaars en kostbaar. Dus van binden is weer geen sprake.

Bij de introductie van HNW is het figuurlijk verdwijnen van de koffieautomaat een van de zaken die vaak over het hoofd wordt gezien. Ineens moet je als management niet alleen nadenken over de reguliere overleggen, ook de informele momenten, de ‘koffieautomaatmomenten’, behoeven nu aandacht.

Zo krijg je de koffieautomaat terug op de werkvloer:

–         Maak het formele werkoverleg facultatief en de informele momenten verplicht. Hiermee geef je impliciet de boodschap mee dat onderlinge verbinding boven aan de agenda staat. Bovendien, door het formele werkoverleg facultatief te maken, neem je mensen serieus in de overgang naar resultaatgericht werken: zij bepalen of het formele overleg voor hun werk en het realiseren van hun resultaten van belang is.
–         Geef voor de informele momenten geen agenda mee. Het zijn informele momenten per slot van rekening… Het enige dat je moet doen is duidelijk communiceren dat het informele momenten zijn. Maak daarbij wel duidelijk wanneer start en einde is.
–         Zorg ervoor dat je er zelf als leidinggevende ook bent. Altijd.
–         Maak de informele momenten leuk. Geef ze een pakkende naam en organiseer randvoorwaarden, zoals een goede plek, drinken (bijvoorbeeld goede koffie), wat te eten. Zeker in het begin nog zullen mensen de meerwaarde van een verplicht moment moeten gaan ervaren.

Veel plezier met het inrichten van je eigen koffieautomaat!