Waarom het slim is maar twee keer per dag je e-mail te bekijken

Geïnspireerd door de blog van Annemiek Tigchelaar wil ik een pleidooi houden voor het twee keer per dag bekijken van e-mail. Veel mensen denken dat het lezen, beantwoorden en verwerken van e-mail net zoiets is als het opnemen van de telefoon. Niets is minder waar. De telefoon is voor urgente communicatie. E-mail moet daar niet voor worden gebruikt.

Herkenbaar? Iemand stuurt je een e-mail waar je even niet aan toekomt. Vervolgens gaat tien minuten later de telefoon of je het mailtje al hebt gelezen. Urgent dus. Dus lees je de e-mail en belt terug met je bevindingen. Minstens twee keer uit je concentratie gehaald en veel tijd verloren. Wat nou als diegene je gewoon had gebeld? Je focus en aandacht worden maar één keer verstoord en niemands tijd wordt onnodig verspild.

De conclusie moet dus zijn dat e-mail niet voor urgente boodschappen bestemd is. Daar is de telefoon voor. Vandaar dit advies om maar twee keer per dag je mail te bekijken. Aan te raden is ’s morgens als je binnenkomt en wat later in de middag nog een keer. En tussendoor alle e-mailmelders uit. Dus geen blieps, knipperende envelopjes, pushberichtjes op je scherm, growl– meldingen, of tellertjes op je Gmail-icoon. En dat geldt natuurlijk ook voor je smartphone, die binnen handbereik naast je computer of laptop ligt.

Hoe moet dat dan met mijn collega’s, vraag je je af? Die wennen daar heel snel aan. En als ze je echt nodig hebben pakken ze wel de telefoon. Of komen even langs. En dan nog kun je zeggen dat het je even niet uitkomt. Met e-mail is dat veel lastiger. Bovendien vertel je al je collega’s waarom je nog maar twee keer per dag je mail bekijkt. Goede kans dat ze voortaan wel uitkijken om je per e-mail lastig te vallen voor dringende zaken.

En er zitten nog meer aspecten aan het twee keer per dag je e-mail doen. Je (zaken)wereld stort echt niet in elkaar. Net als de meeste mensen denk je wellicht dat dit een slecht idee is. Misschien reageer je niet snel genoeg op een nieuwe verkoopkans. Misschien stuurt een klant je een urgent verzoek via de mail. Toen ik dit zelf voor het eerst ging toepassen, heb ik van geen van dat soort zaken last gehad. Natuurlijk moest iedereen er even aan wennen, maar de voordelen waren onmiskenbaar.

1. Je hebt meer aandacht en focus voor je werk: Je zult merken dat je je beter kunt richten op je werk en dat je concentratievermogen met sprongen vooruitgaat. Enig idee wat er met je productiviteit gebeurt als je een paar uur achter elkaar aan een klus kunt doorwerken? Je zult verbaasd staan. Wat je ook zult merken: klussen kosten nu veel minder tijd dan voorheen.

2. Je hebt meer tijd om creatief te zijn: Een bijeffect is dat je veel meer tijd en gelegenheid krijgt om je creatieve vermogens aan te spreken. Als je volledig wordt geleefd door je Postvak IN en alle andere prikkels van buitenaf, schiet dat er al snel bij in. Dan ben je voortdurend bezig met een inhaalslag.

3. Je kunt de momenten waarop je je e-mail doet zelf kiezen: Het is beter om de momenten op de dag waarop je de meeste energie hebt niet te gebruiken voor het verwerken van je mail. Gebruik ze voor het doen van de klussen die jouw maximale aandacht, focus en concentratie nodig hebben.

Vooral binnen Het Nieuwe Werken kost het je enorm veel tijd als je niet goed met de moderne communicatiemiddelen omgaat. Om nog maar niet te spreken van aandacht…