Wanneer is een organisatie klaar voor Enterprise Social Media?

Het gebruik van Interne Social Media kan veel voordelen hebben voor de productiviteit van de organisatie en werknemer. En voor de verbondenheid van medewerkers met de organisatie en met elkaar. En dat is wel zo handig voor organisaties die Het Nieuwe Werken introduceren. Maar is de organisatie wel klaar voor deze nieuwe manier van communiceren en kennisdelen die we kennen van Facebook en LinkedIn? Er zijn maar weinig veranderingen binnen de organisatie te bedenken die zich zo moeilijk laten sturen dan deze nieuwe vorm van communicatie. Kijk maar eens naar hoe mensen de eigen communicatie innoveren op basis van webapplicaties in de consumentenomgeving. In dit artikel toch een poging om sturing te geven aan timing en keuze van introductie van interne social media tools.

Tijdens de derde roundtable Enterprise Social Media van Rapid Circle (zie samenvatting) vertelde Max Weijers van Microsoft al dat het feit dat interne social media mensen kan verbinden, een belangrijk onderdeel van Het Nieuwe Werken is omdat Het Nieuwe Werken impact kan hebben op de binding met de organisatie van vooral nieuwe medewerkers. Daarom is Enterprise Social Media voor de Nederlandse Microsoftorganisatie een belangrijke toevoeging op de communicatievoorzieningen.

Maturity model Interne Social Media

Er zijn vele modellen die richting kunnen geven aan de invoering van iets nieuws. Meestal zijn er verschillende aspecten aan het ‘klaar zijn voor’ een verandering. Veelal wordt dat met een ‘Maturity Model’ weergegeven en gepland. Tijdens een eerdere roundtable demonstreerde Tessa van Doremaele van Alliander welk model zij gebruiken om de roadmap te bepalen voor Enteprise Social Media binnen Alliander. Het model gaat uit van de 3 fasen, te weten ‘pioneering’, ‘facilitating’ en ‘strategic’. Op de gebieden ‘social’, ‘business’, ‘organisation’ en ‘technology’ wordt bepaald waar de organisatie zit en wat de volgende stap zou moeten zijn, daarbij rekening houdende met een optimale situatie waarin alle aspecten tegelijkertijd opschuiven naar een volgende fase.

Buy in management niet vergeten

Wij gebruiken zelf een vergelijkbaar model, gebaseerd op verschillende versies van het maturity model. Hiermee kunnen wij duidelijk maken binnen een organisatie waar een organisatie ongeveer staat en welke zaken niet moeten worden vergeten wanneer besloten wordt nieuwe veranderingen in te zetten. Bijvoorbeeld om de buy-in van het management niet te vergeten.

Gebruik Interne Social Media laat zich niet sturen

Toch laat innovatie op gebied van interne social media zich moeilijk sturen en elke situatie is weer anders. Dus het mag zeker niet als leidraad worden gebruikt. Daar komt bij dat werknemers zelf moeten uitvinden hoe, waarvoor en met wie samen, zij de tools willen gebruiken. Voorschrijven werkt averechts. Het is mooi om te zien dat het laten ervaren van voordelen op dit gebied nog krachtiger is dan op andere gebieden.

En de ene organisatie laat de innovatie volledig bottom-up gebeuren, de andere laat juist management een voorbeeldrol spelen in het gebruik van de tools. Respectievelijk KPN en Philips hebben succes met beide manieren van introductie. Tegelijkertijd erkennen beide partijen dat participatie van management (senior- en middle management) cruciaal is voor het bedrijfsbreed slagen van deze vorm van communicatie en kennisdeling. Het moet onderdeel gaan worden van de dagelijkse communicatie voor iedereen. Een model moet niet als bindende aanpak gezien worden, maar is als checklist zeker geschikt. Zie dit artikel uit het vakblad ‘Interne Communicatie’ voor een weergave van ervaringen met Enterprise Social Media en de veranderingen die dat voor de organisatie, management en interne communicatie met zich meebrengt.

Snel naar een Connected Company?

De meeste Nederlandse organisaties zijn nog ver verwijderd van het ‘zijn’ van een ‘Connected Company’. Voor zover dat überhaupt wenselijk en nodig is. Dat mogen organisaties zelf uitvinden en bepalen. Maar zeker is dat op dit gebied nog veel is te onderzoeken en uit te proberen. Wie doet er mee?