Werk slimmer niet harder, elke dag! Deel 1

Het klinkt goed, maar wat is slimmer werken eigenlijk? Waarom hebben zoveel mensen hier moeite mee? Of hebben ze er elke dag stress van? Schieten ze in harder werken? Er  staan overal tips om slimmer te gaan werken. Hoe weet je precies welke tips voor jou goed werken? Er lijkt geen ‘one size fits all’ te bestaan. Hoe omzeil je de bekende valkuilen? En misschien nog belangrijker; wanneer gebruik je welke tip op welk moment van de dag?

Hoe kun je ze vervolgens in samenhang gebruiken zodat ze elkaar versterken? Dat zijn geen eenvoudige vragen en daarom ga ik in deel 1 van dit artikel daar wat dieper op in en bespreek ik in deel 2 de samenhang aan de hand van een infographic.

Wat is slimmer werken?

Slimmer werken is, met de lessen van de crisis in het achterhoofd, een belangrijk onderwerp geworden. Investeren in slimmer werken (niet harder) loont. Wikipedia en andere bronnen zoals de SER geven aan dat we met Slimmer Werken eigenlijk vaak Sociale Innovatie bedoelen, vanuit die invalshoek zeggen organisaties innovatiever te worden (zie ook de Erasmus Innovatie Monitor). Ze worden krachtiger; winnen innovatie- en concurrentiekracht terwijl tegelijkertijd het welzijn en potentieel van mensen (en dus je loopbaankansen!) toenemen. Zie deze visual voor het verband.

Volgens Arjen Verhoeff is er zelfs geen technische innovatie mogelijk zonder sociale innovatie, in dit kader wordt ook wel eens van Het Nieuwe Werken of Het Nieuwe Organiseren gesproken. Mooi principe, maar wat als het nu (in het echt) niet zo makkelijk is. Kunnen we de discipline nog wel opbrengen om een goede gewoonte of zelfs goed ritme vast te houden? Hoe simpel is dat? Leonardo da Vinci schijnt te hebben gezegd: ‘Simplicity is the ultimate sophistication’, Einstein: ‘Everything Should Be Made as Simple as Possible, But Not Simpler’.

Wijze uitspraken, maar hoe dan?! Dan Roam zegt in zijn boek ‘On the Back of the Napkin’; “The goal [of visual thinking] is to make the complex understandable by making it visual not by making the complex simpler“. Daarom heb ik met het team van Academy of Minds een infographic voor jullie gemaakt wat een ritme
visualiseert dat in de praktijk voor veel mensen goed blijkt te werken.

Waarom in samenhang stap voor stap aanpakken?

Juist omdat het niet te simplificeren is. Een veel gehoorde klacht bij het gebruik van een bepaalde app of methode om slimmer te werken is dat deze niet ‘alles’ oplost, te lastig is om vol te houden, soms wel en soms niet werkt of niet makkelijk in gebruik is. En dat is begrijpelijk: niemand functioneert hetzelfde, er is dus ook niet één oplossing (one size fits all). Het gaat om gedrag, een ritme, een cadans vinden; terugkerende stappen op een bepaald moment in je leven. Niet om één bepaalde app of één bepaalde methode. We hebben samen met een groot aantal opdrachtgevers, trainers en cursisten veel voorkomende uitdagingen en valkuilen op een rij gezet en een samenhangend dagritme ontwikkeld in de vorm van een infographic. Ofwel een dagritme wat makkelijk vol te houden is, omdat we nu eenmaal van nature in dagen leven en dus ook werken. Verdeeld in de ochtend, rond de lunchtijd en de middag.

Je kunt zelf kiezen welke tips je wilt gaan gebruiken en welke niet. Er is dus geen vast stappenplan, dat kies je zelf op basis van hoe je leeft en hoe je werkt. Stap voor stap kun je dan je ritme uitbreiden met een volgende tip. Omdat bepaalde tips elkaar versterken kun je het effect op den duur vergroten, zo kun je er steeds beter in en van worden. Dit principe van ’kleine stapjes nemen’, komt uit de wereld van Lean manufacturing, volgens deze filosofie, simpel gesteld, kun je beter iedere dag een klein stapje zetten (‘continuous improvement’) dan in een keer een hele nieuwe methodiek proberen te gaan volgen. Uiteindelijk gaat het om gedrag wat je elke dag vol kunt houden, niet om een éénmalige actie, een ‘quick fix’ of van de ene dag op de andere dag jouw manier van werken compleet omgooien. Echter dan wel richting een groter geheel dat uiteindelijk meer oplevert dan de afzonderlijke elementen.

Waarom takenlijsten op zichzelf niet werken…

Zo werken veel mensen bijvoorbeeld al met takenlijsten; op papier of met behulp van een app. Als je door vraagt, vertellen mensen je vaak dat er ook nog Post-its op de monitor zijn geplakt, houden ze een briefje bij naast de telefoon of muismat, sturen ze een sms’je, Wapp’je of email naar zichzelf, gebruiken ze Notepad op de laptop, zetten ze taken in de agenda, gebruiken het whiteboard achter zich etc. Gemiddeld kom je dan al gauw op 4 à 5 takenlijstjes (en dan zijn er velen die de privélijstjes daar nog niet eens bij hebben opgeteld!).

Het moeten zoeken op meerdere plekken naar taken, ideeën, ‘niet vergeten’ en andere zaken geeft stress. Het beperkt het overzicht en werkt het doen van de juiste dingen op het juiste moment tegen. Een goede eerste stap is dan ook om één takenlijst te maken; dat is fijn voor je brein! Het opzetten van een dergelijke ‘Totaallijst’, Master ToDo list of Activity Inventory list is niets anders dan je hoofd (en Post-its 😉 ’leegmaken’ op één lijst op papier of in een app. Het helpt als je weet dat je alles op één plek hebt staan. Ook privé! Je hoofd is dan lekker ’leeg’, dat scheelt stress, maar nog belangrijker: je houdt je hoofd vrij voor zaken die ongepland tussendoor komen, creativiteit en ‘deep thinking’. Je kunt er op vertrouwen dat je het niet meer kunt vergeten, als je maar (op tijd!) naar je takenlijst kijkt.

Het nadeel? We horen vaak dat; juist de enorme hoeveelheid taken een beklemmend gevoel geeft (de bekende ‘berg werk’), mensen vaak niet op tijd naar hun takenlijst kijken, door het bos (de enorme lijst taken) de bomen (welke taak is nu belangrijk?) niet meer zien of andersom. Bovendien hebben we als mens de neiging de moeilijkste en vervelende taken uit te stellen en de leuke taken eerst te doen.

Leer jezelf daarom een dagritme aan…

… met voor jou de belangrijkste elementen! Welke zijn dat dan? We hebben gemerkt dat voor de meeste mensen dat zijn: werken met 2 zogenaamde ’dagdoelen’, de Pomodoro Techniek gebruiken, regelmatig reflecteren én gebruik maken van ’tijdbuffers’ of “witruimte”. Er zijn meer elementen, maar laten we stap voor stap beginnen. Ik licht eerst deze vier elementen kort toe om in deel 2 ook de samenhang en het ritme, aan de hand van de infographic, te bespreken.

Werken met dagdoelen en reflecteren

Werken met dagdoelen houdt in dat je elke dag van die ene en complete ‘totaallijst’ een selectie voor je ‘ToDo Today’ ofwel je ‘daglijst’ maakt. Dat scheelt voor de meeste mensen al een hoop onrust, stress en overzicht. Echter om te voorkomen dat we te ambitieus zijn (en gedesillusioneerd naar huis gaan omdat we weer niet alles hebben afgekregen) kies je uit de totaallijst maximaal 2 dagdoelen. Begin met je werk of studie en voeg later ook de twee privé dagdoelen toe. Een dagdoel is vaak groter dan een taak. In de meeste gevallen moet je meerdere taken doen om een dagdoel te halen. Als je vanuit dagdoelen denkt weet je vaak welke taken daarbij horen. Die hoef je dus niet uitgebreid op te schrijven. Zo wordt ook je ‘Totaallijst’ kleiner. Om tijd en moeite te besparen bouw je een dagelijks moment van reflectie in je agenda in en vraag je jezelf af; “wat moet ik morgen echt afkrijgen?” om dit vervolgens te formuleren in termen van een doel dat past in een grotere ambitie.

Bijvoorbeeld het doel om een leuk feestje of event te organiseren. Dat red je niet in een dag en daar zitten over een langere periode ook meerdere acties aan vast. Stel jezelf daar een aantal kritische vragen bij, zoals; “Kan het niet overmorgen of nog later?”, “moet ik deze taak wel doen, kan iemand anders het niet beter doen?” en vooral: “Is dit wel in één dag mogelijk?”. In het voorbeeld van het feestje/event moet je eerst nadenken over een programma, een uitnodiging schrijven, email adressen verzamelen, uitsturen, ruimte regelen, catering etc. Als dit als één regel op je takenlijst staat dan is de kans groot dat het mislukt. Het is immers een klein project en omdat je niet precies weet waar je moet beginnen en/of ook weinig tijd of zin hebt ga je het uitstellen.

Door het op te delen, bijvoorbeeld met behulp van een mindmap, in mijlpalen als ‘programma klaar’, ‘ruimte en catering geregeld’ en ‘uitnodiging verstuurd’ etc. zijn de acties makkelijker per dag in te plannen over de komende 2 weken. Als je vervolgens een dagdoel formuleert ; “ruimte en catering” dan weet je uit het blote hoofd wel welke taakjes daar nog achter zetten voor die dag (aantal inschatten, kijken op internet, prijzen vergelijken, belrondje, emailbevestiging sturen, ) en of het haalbaar is. Die hoef je dus voor die dag niet allemaal op te schrijven. Gevolg? Een kortere takenlijst en minder tijd kwijt zijn aan het opschrijven/bijhouden van alle acties.

Een goede ‘daglijst’ bestaat dus altijd uit twee dagdoelen die echt die dag af moeten en een aantal kleinere taken die daar los van staan en makkelijk tussendoor kunnen of niet heel kritisch zijn voor die dag zijn (Kapper, auto wassen, die en die bellen, afspraak, etc.). Om die laatste ‘losse acties’ te prioriteren kan je bijvoorbeeld de Eisenhower matrix gebruiken. Aan het einde van elke dag vraag je jezelf af waarom je een dagdoel wel of niet hebt gehaald en wat je de volgende keer (dag) anders gaat doen. Reflectie kan je rust en tijd opleveren omdat je meer leert en inzicht ontwikkeld en daardoor meer overzicht creëert. Dan kan het ook makkelijker worden om met goede redenen nee te zeggen; de ‘gewonnen’ tijd kan je vervolgens bewust kan gaan gebruiken bijvoorbeeld om te ontstressen.

De Pomodoro Techniek en “witruimte” in je agenda

De Pomodoro Techniek is een simpele, beproefde (en prettige!) manier om veel gedaan te krijgen, doordat je o.a. minder last hebt van afleiding en interrupties en beter leert schatten en focussen op wat je moet doen. Hoe deze techniek precies werkt kan je in dit artikel lezen.

De essentie van de Pomodoro Techniek is dat je tijd niet meer ziet als een brok van bijvoorbeeld een werkdag (“Wat ga ik vandaag doen?”) maar in kleinere brokstukken (“Wat ga ik de komende 25 minuten doen?”) waarin je aan 1 taak tegelijkertijd werkt (niet meer proberen te multitasken). Die kleine brokken tijd wissel je af met korte pauzes om zo een prettige balans te krijgen van in focus werken aan geplande zaken en beschikbaar zijn voor zaken die tussendoor komen.

“Witruimte” is vooraf ingeplande tijd in je agenda voor onverwachte zaken. Plannen is namelijk niet, zoals we bij veel mensen zien, alle “witteruimte” (vrije ruimte) in je agenda zo efficiënt mogelijk volplannen met werk. Als je bijvoorbeeld wel eens een week vooruit hebt gepland zul je gemerkt hebben dat er altijd ongeplande zaken tussendoor komen, dat je planning misschien niet realistisch was of prioriteiten verschoven zijn. Dat is normaal en dat is niet erg, het is wel vervelend als je geen witruimte in je agenda hebt gepland om ermee om te gaan. We zien bij mensen met een te volle agenda deze witruimte als vanzelf ontstaan in de avonden en de weekenden. Goed recept voor een burn-out! Afhankelijk van je functie moet je voor deze witte blokken weinig of veel tijd inruimen. Onderdeel van de Pomodoro Techniek is dat je ook leert om steeds beter te schatten en in te zien waardoor jij snel afgeleid bent (reflectie). Als je de witruimte niet volledig nodig blijkt te hebben kan je die gebruiken voor het herbruikbaar maken van kennis, opstellen van best practices en zo nu en dan lekker even rond te lopen.