Werk slimmer niet harder, elke dag! Deel 2

In deel 1 ben ik ingegaan op 4 elementen die je kunnen helpen om ook echt elke dag slimmer te gaan werken. Veel mensen werken al met een bepaalde methode zoals Getting Things Done, TMI of een app als Evernote of Wunderlist maar missen iets of vinden bepaalde onderdelen lastig om vol te houden. In deel 1 heb ik 4 elementen besproken die de basis vormen om elke dag slimmer te gaan werken maar dat er meer voor nodig is. Het is helemaal niet zo eenvoudig. Daarom heb ik samen met Mathieu van der Wal en Ronald Vijfhuizen een infographic voor je heb gemaakt. Deze gaan we in dit deel gebruiken om de samenhang en het ritme te verduidelijken en bespreken.

Waarom een infographic?

In deel 1 heb ik besproken dat het er niet om gaat het complexe te versimpelen maar juist begrijpbaar te maken door het te visualiseren. Een infographic kan gebruikt worden als een soort visuele kapsok om de samenhang van alle elementen weer te geven in een ritme (van de ochtend naar het einde van de middag) zodat je de complexiteit beter kan begrijpen en daardoor eerder kan gaan toepassen. Dat ritme is belangrijk ook omdat het je kan helpen in ‘de flow’ te komen. Als je dat elke dag steeds beter lukt ga je naar onbewust bekwaam gedrag. Normaal is daar veel discipline voor nodig. Een visuele kapstok kan je helpen die discipline te verkleinen. Je hoeft minder na te denken over wat je moet gaan doen en je kan de infographic ook gebruiken om eerst een beperkt aantal elementen te selecteren die op het moment dat je begint voor jou haalbaar zijn (in jouw huidige situatie). Zo start je met kleine stapjes. Na een tijdje kan je ze uitbreiden met nieuwe elementen/stapjes om nog slimmer te gaan werken. We hebben de infographic gemaakt in de vorm van een (blauwe) ‘2’ een soort doorlopende ‘slang’ die de volgende dag weer bovenaan ‘begint’ en onderaan ‘eindigt’. Zo kun je onthouden dat het ritme van de ochtend naar de middag ‘loopt’. Maak het jezelf makkelijk door hem bij je toetsenbord te leggen of als poster te printen en op te hangen.

De infographic begint dus eigenlijk aan het einde van de dag. Rond 16.00 uur bekijk je wat je wel en niet hebt afgekregen en vraag je jezelf af hoe dat komt, wat je daarvan kunt leren en dus de volgende keer anders gaat doen. Dan bekijk je jouw ‘totaallijst’ en bepaal je de twee belangrijkste dagdoelen voor de volgende dag. Daarnaast zet je andere taken op je ‘daglijst’ (zie deel 1). Dit doe je dus altijd in samenhang met je agenda; veel tijd in de dag is waarschijnlijk al vergeven aan meetings, reistijd en andere zaken. Daardoor stel je realistischer doelen en ben je eerder tevreden over jezelf.

Begin je dag goed

Als je te vroeg op je werkplek bent kan je makkelijker starten zonder stress. Pas op dat als je je email opent je niet gelijk aan het verwerken ervan gaat; check alleen of er ’brandjes’ zijn. Je hebt immers al twee dagdoelen bepaald die je wilt gaan halen. Alleen in noodgevallen pas je je dagdoelen aan.

We hebben gemerkt dat voor mensen die in een (virtueel project) team werken een Begin van de Dag (BvdD) of Dagstart Sessie een goede gewoonte is die weinig tijd hoeft te kosten (max. één pomodoro). Wissel dan bijvoorbeeld je dagdoelen uit, leer van elkaar en biedt pro-actief hulp aan.

Begin daarna met de vervelende zaken (eat the live frog first) of juist de moeilijke denktaken aangezien ongeveer twee uur na je ontbijt de glucose in je hersenen vrijkomt en je goed kunt nadenken en creatief kunt zijn. Een goede eerste stap van een vervelende of lastige klus kan zijn dat je één pomodoro besteed aan het opbreken van de klus in kleinere, ’behapbare’ taken. Bijvoorbeeld met behulp van een mindmap. Volgens het Zeigarnik effect onthouden we immers zaken waaraan we zijn begonnen makkelijker. Werk in de ochtend zoveel mogelijk in pomodoro’s (zie deel 1).

Van de morgen naar de middag

Als je van werkplek wisselt ga je meer bewegen en (ben je creatiever en) moet je vooraf goed nadenken over wat je waar gaat doen. Ofwel hoe je de grotere dagdoelen gaat opbreken in pomodoro’s en op welke plek je het beste wat kan doen. Dit stimuleert het vooruit kijken en plannen en kan je ambitie tot een haalbaar niveau terugbrengen. Zo kan een aparte stille ruimte heel goed zijn voor lastig denkwerk en een open ruimte waar meerdere teamleden zitten is juist goed voor als je een verslag schrijft en regelmatig wat wilt vragen. Vaak werken we in een ‘mentale bubbel’ en kunnen andere mensen een frisse blik bieden, dus; vraag niet alleen, maar bied ook pro-actief je hulp aan.

Om in een goed ritme te blijven kun je bijvoorbeeld op vaste tijden je email checken (gebruik ev. vaste email afspraken; zie dit voorbeeld) en andere ‘blokken werk’ zoals een schrijfblok of overlegblok inplannen. Zo weten anderen dat je dan bezet bent. Zet dan wel tijdens die blokken alle ‘pop-up’ meldingen van mail, sociale media etc. uit.

De middag

In de middag ga je weer verder met het werken in pomodoro’s. Als je veel moet lezen is snellezen natuurlijk een ‘no brainer’. Dat levert je al gauw tussen de 2 en 3 uur per dag op aan extra tijd. Veel mensen vergaderen nog op een manier die veel energie en tijd kost, dat kan beter. In dit artikel lees je hoe. Vraag sowieso in elke bijeenkomst vooraf: “Wat het doel? en Wie de doelgroep?”. Of gebruik de 5W+H methode. Het live vastleggen van informatie (livemindmapping) helpt hierbij.

Ga vervolgens op tijd naar huis maar pas nadat je een reflectie van de dag hebt gedaan en de volgende dag hebt gepland. Vermijd zoveel mogelijk thuiswerk. Zo kom je de volgende dag weer aan de bovenkant van de ‘blauwe 2’ op de infographic. Als je de discipline kan opbrengen om dit ritme een week of drie vol te houden en je zo nu een een nieuwe tip kunt toevoegen, ga je structureel en duurzaam steeds slimmer werken! Je gaat dan van onbewust/onbekwaam via bewust/ onbekwaam naar onbewust/ bekwaam gedrag.

Wil je de infographic als poster ophangen? Nog meer tips?

Wil je vast de infographic downloaden in hoge resolutie? Dat kan via deze link. Succes! Nog meer tips of link naar opname van een webinar hierover? Stuur mij dan even een mailtje (jerre.lubberts(at)worldofminds.com). Of wil je een gratis webinar volgen? Dat kan hier. Succes!